20 Alternativas ao Pipefy para Automação de Processos e BPM

O que é Pipefy e por que buscar alternativas?

O Pipefy é uma plataforma BPM (Business Process Management) e de automação de fluxos de trabalho que permite às empresas modelarem e executarem processos de negócio sem necessidade de codificação. Com uma interface intuitiva e recursos como automações e formulários, o Pipefy ganhou popularidade por facilitar a padronização de fluxos de trabalho em áreas como RH, TI, compras e outras . Nos últimos anos, o Pipefy incorporou recursos de IA generativa para ajudar na criação de fluxos apenas descrevendo-os a um chatbot, tornando a automação de processos ainda mais acessível .

Apesar de seus benefícios, muitas empresas procuram alternativas ao Pipefy por diversos motivos. Algumas enfrentam limitações nos relatórios e dashboards nativos, dificultando a visibilidade completa dos processos . Outras buscam opções com custo mais vantajoso, já que o modelo de preços do Pipefy (por usuário ou por volume de automações) pode se tornar oneroso à medida que a operação cresce . Também há quem precise de funcionalidades específicas que vão além do que o Pipefy oferece – como integrações mais robustas, maior flexibilidade de customização, ou suporte a cenários de workflow mais complexos. Além disso, empresas no Brasil frequentemente valorizam ferramentas disponíveis em português e com preços em reais (R$), bem como plataformas que permitam um número ilimitado de usuários sem escalonar custos.

1. Jestor

O Jestor destaca-se como uma alternativa moderna ao Pipefy, combinando plataforma no-code e recursos avançados de BPM em um só produto. Ele permite que empresas desenhem e automatizem processos de negócios de forma visual, com pipes e quadros Kanban, formulários personalizados, banco de dados interno e lógica condicional para fluxos complexos . Um diferencial importante é o modelo de usuários ilimitados: ao contrário de muitas ferramentas que cobram por usuário, o Jestor oferece planos de valor fixo mensal que comportam membros ilimitados, tornando-o escalável sem surpresas na fatura .

Em termos técnicos, o Jestor entrega uma plataforma completa para construir soluções empresariais, incluindo automações condicionais, integrações nativas (mais de 370 disponíveis), ferramentas de IA integradas e recursos de dashboard e relatórios interativos . É possível configurar regras automáticas acionadas por eventos (como criação ou alteração de registros) e definir condições complexas para que diferentes caminhos do processo sejam seguidos conforme os dados – ideal para fluxos de aprovação ou decisões ramificadas. O módulo de dashboards permite criar painéis customizáveis com gráficos e indicadores em tempo real, facilitando o acompanhamento de KPIs dos processos. Além disso, o Jestor suporta automação interdepartamental: equipes de Finanças, RH, Operações, Suporte ou qualquer outra podem colaborar na mesma plataforma, com permissões granulares para garantir a segurança e a conformidade. Tudo isso em uma interface disponível em português, pensada para usuários de negócio (citizen developers) montarem seus fluxos sem necessidade de programação. Vale notar também que o Jestor oferece implementação guiada gratuita (nos planos iniciais, por um período) para ajudar novas empresas a configurarem seus processos rapidamente – um apoio bem-vindo na transição a partir de outros sistemas. Com suas automações poderosas e flexíveis, dashboards personalizáveis e modelo de preços atrativo em reais, o Jestor se apresenta como uma opção robusta para organizações que precisam evoluir em maturidade de BPM sem perder simplicidade de uso.

2. Kissflow

O Kissflow é uma plataforma de automação de processos e workflows baseada na nuvem, bastante reconhecida no mercado de BPM. Com uma interface 100% visual e sem código, ele possibilita criar fluxos de trabalho envolvendo formulários, aprovações e tarefas de forma muito rápida – há 50+ aplicativos de processo pré-configurados (para áreas como Financeiro, RH etc.) que ajudam a começar . Empresas de todos os portes utilizam o Kissflow para otimizar e acompanhar solicitações internas, já que ele oferece customização de formulários, definição de etapas com responsáveis e regras condicionais para direcionar cada caso pelo caminho adequado. Um ponto forte é seu dashboard personalizável, onde é possível visualizar o andamento dos processos de forma gráfica e em tempo real, sem esforço de implementação . Esses dashboards trazem relatórios e métricas de desempenho (KPIs) importantes – por exemplo, tempo médio de conclusão, volume de pedidos por etapa, etc. – permitindo identificar gargalos e melhorar os fluxos continuamente.

O Kissflow também suporta integrações com diversas ferramentas externas, e vale destacar que ele possui versão em português na interface, facilitando a adoção pelos times locais (o produto suporta nosso idioma nativamente) . Em termos de funcionalidades úteis para substituir o Pipefy, o Kissflow dispõe de um editor visual de processos com arrastar-e-soltar, semelhante a montar um fluxograma, o que diminui bastante a curva de aprendizado. A automação de tarefas repetitivas, envio de notificações automáticas e geração de relatórios periódicos são facilmente configuráveis. No quesito aprovações, é simples designar aprovadores em cada etapa e até configurar aprovações sequenciais ou paralelas conforme a necessidade. Por ser uma solução madura, o Kissflow oferece aplicativos móveis para acompanhar e aprovar processos em qualquer lugar, algo que muitas empresas valorizam. Ressalte-se que o modelo de preços do Kissflow é direcionado a clientes corporativos – não há plano gratuito permanente, e a assinatura inicial pode ser relativamente alta (por exemplo, a partir de US$1.500/mês no plano básico empresarial) . Ainda assim, para organizações que precisam de um BPM em nuvem robusto, com múltiplos processos automatizados e interface amigável, o Kissflow é uma alternativa sólida ao Pipefy, fornecendo recursos abrangentes de automação e gestão de fluxos de trabalho.

3. Monday.com

O Monday.com se autodenomina um “Work OS” – uma plataforma versátil para gerenciamento de projetos e fluxos de trabalho – e é frequentemente lembrado como alternativa ao Pipefy por sua flexibilidade e recursos de automação. Totalmente em nuvem e com interface em português disponível, o Monday oferece boards personalizáveis onde cada coluna pode representar fases do processo ou atributos das tarefas, e os itens (pulsos) fluem pelas etapas. Sua funcionalidade de Automações permite configurar regras do tipo “quando/if – e – então” de forma muito simples: por exemplo, “Quando um status mudar para Aprovado e o campo X tiver valor Y, então mover item para a fase Z e notificar responsável” . Essas automações cobrem desde ações básicas (atribuir responsáveis, atualizar campos, enviar notificações) até fluxos multi-etapas mais complexos, com suporte a múltiplas condições e ações em sequência . Além disso, o Monday disponibiliza diversas receitas de automação pré-criadas, o que agiliza bastante a configuração para processos comuns (ex.: alertar equipe após X dias sem atualização, mover tarefa ao marcar checkbox concluído, etc.).

Um dos atrativos do Monday.com são seus modelos prontos e a integração entre projetos e processos. Você pode tanto gerenciar tarefas de projeto tradicionais quanto montar um processo interdepartamental – por exemplo, um fluxo de aprovação de compras – e em ambos os casos tirar proveito de recursos como linha do tempo, dependências entre tarefas, e dashboards agregando informações de múltiplos boards. Os dashboards do Monday permitem combinar gráficos, tabelas e indicadores para obter visões gerenciais (por exemplo, total de solicitações por status, desempenho por equipe, etc.). Em termos de integrações, o Monday conta com mais de 100 conectores nativos (Slack, Gmail, Google Sheets, Excel, Salesforce, entre outros), facilitando automatizar ações entre o Monday e outros sistemas da empresa . Por exemplo, é possível integrar com o Slack para enviar notificações quando um ticket é movido para “Feito”, ou com ferramentas de formulário para criar itens no board automaticamente.

Para o público brasileiro, o Monday oferece site e suporte em português, embora os preços sejam listados em dólar. Ele possui um plano gratuito inicial e planos pagos por usuário. Essa estrutura de preço por usuário pode ser um ponto de atenção para quem procura uma alternativa ilimitada – mas em contrapartida, o Monday traz um UX muito bem trabalhado e alto grau de personalização sem código. Em suma, o Monday.com é uma alternativa indicada para empresas que queiram não só automação de processos (com regras condicionais simples) mas também um gerenciador de trabalho unificado, com visibilidade ampla e colaboração entre equipes. Sua fama de interface amigável e adaptabilidade justifica a adoção em diversas áreas, de marketing a operações, substituindo ou complementando as funcionalidades do Pipefy com uma abordagem mais orientada a projetos e tarefas.

4. Asana

O Asana é outra ferramenta bastante conhecida de gestão de trabalho e projetos que pode funcionar como alternativa ao Pipefy para fluxos menos complexos. Tradicionalmente usado para acompanhamento de tarefas e projetos, o Asana evoluiu incorporando recursos de automação de workflows, permitindo que muitos processos repetitivos sejam automatizados sem esforço de programação. Por exemplo, o Asana possui Regras de automação onde você define gatilhos (como criação de tarefa, alteração de status, data vencida) e ações resultantes (mover para outra seção, atribuir a alguém, marcar campo, enviar comentário, etc.). Também é possível estabelecer condições nessas regras para que disparem apenas em determinados cenários – o que, embora não seja um motor de processos completo, já cobre boa parte das necessidades de encaminhamento de solicitações simples.

Um recurso diferenciado do Asana são os “Bundles” (Pacotes): eles agrupam um conjunto de regras de automação, modelos de tarefas, campos personalizados e seções, permitindo aplicar um pacote inteiro a múltiplos projetos simultaneamente . Isso é útil para padronizar processos semelhantes em departamentos diferentes. Por exemplo, você pode criar um pacote “Onboarding de Funcionário” com tarefas padrão, formulários e automações, e aplicá-lo tanto no projeto do RH quanto no do TI, garantindo consistência no processo de onboarding em ambos os times. No tocante a dashboards e relatórios, o Asana oferece Painéis de relatório visuais que consolidam dados de tarefas e projetos em gráficos de barras, pizza, cronogramas, etc., fornecendo uma visão rápida do desempenho dos fluxos de trabalho . Assim, mesmo que o Asana não seja um BPM completo, ele fornece uma boa visibilidade para gestores acompanharem volumes de tarefas concluídas, pendências por responsável, tempos médios, entre outros indicadores.

A interface do Asana está disponível em português e é conhecida por ser simples e limpa, facilitando a adesão da equipe. Para processos interdepartamentais, o Asana permite criar Formulários que alimentam automaticamente um projeto – isso ajuda a receber inputs padronizados (por exemplo, um formulário de solicitação de compra preenchido pelo solicitante vira uma tarefa no projeto de Compras). Com as automações e dependências configuradas, muitas etapas se desenrolam automaticamente (como notificar aprovadores ou atualizar status). Há integrações com várias ferramentas (Slack, Outlook, Drive, etc.) e inclusive integração nativa com email – onde você pode responder a notificações ou comentar tarefas diretamente por email.

Em resumo, o Asana se encaixa como alternativa ao Pipefy principalmente para processos mais simples ou ligados a projetos, onde o enfoque é manter as equipes organizadas e agilizar o trabalho recorrente. Ele atende bem fluxos de aprovação básicos, acompanhamento de pedidos internos, calendários de atividades e similares. Empresas que já usam o Asana para projetos podem ampliar seu uso para automação de processos, aproveitando a plataforma única para tarefas e processos. Embora para fluxos extremamente complexos possa haver limitações (algumas automações avançadas são restritas a planos superiores, e não há modelagem visual estilo BPMN), o Asana entrega 80+ modelos de processos prontos e uma abordagem no-code que agrada equipes que priorizam facilidade e integração entre trabalho operacional e processual .

5. ClickUp

O ClickUp posiciona-se como uma plataforma de gerenciamento de trabalho tudo-em-um, combinando funcionalidades de gestão de projetos, documentos, chat e – importante no contexto – automações de fluxo de trabalho robustas. Como alternativa ao Pipefy, o ClickUp traz a vantagem de concentrar várias frentes (projetos, tarefas, OKRs, wikis) no mesmo local em que você configura seus processos. Ele possui um recurso chamado ClickUp Automations, que disponibiliza 100+ modelos de automação prontos para uso . Essas automações permitem criar regras personalizadas ligadas às tarefas: por exemplo, quando uma tarefa for movida para a lista “Aprovação”, então atribuir ao gerente X e enviar uma notificação no Slack. Um diferencial é a possibilidade de adicionar condições personalizadas nas automações (if/else), dando flexibilidade para montar pipes condicionais sem precisar sair do contexto de tarefas . Assim, é possível montar cenários do tipo: “Se o campo Prioridade é Alta e o Tipo de pedido é Compras, então notificar equipe de Compras; caso contrário, notificar equipe Financeira”.

O ClickUp também investiu em recursos de Inteligência Artificial que complementam os fluxos de trabalho – por exemplo, ele tem uma funcionalidade de IA generativa integrada que consegue criar subtarefas automaticamente a partir da descrição da tarefa principal . Isso pode ser útil em processos como onboarding: ao criar uma tarefa “Novo funcionário”, a IA gera subtarefas de checklist (criar email, preparar computador, etc.) com base em padrões aprendidos. No aspecto de dashboards, o ClickUp não decepciona: ele permite montar dashboards interativos agregando quaisquer dados das tarefas e projetos. Por exemplo, dá para exibir em tempo real quantas requisições estão atrasadas, o tempo médio de resolução por equipe, ou quaisquer métricas customizadas – tudo alimentado pelos campos das tarefas. Esses painéis ajudam a acompanhar indicadores de processo e a produtividade da equipe de forma centralizada.

A interface é altamente customizável e já está disponível em português (a equipe do ClickUp inclusive mantém um blog em português e foca em internacionalização). Para quem busca substituir o Pipefy, vale notar que o ClickUp suporta múltiplas visualizações de um mesmo fluxo: tabela, lista, quadro Kanban, timeline, diagrama de Gantt, calendário, etc. Isso significa que um mesmo processo pode ser visto como Kanban (etapas), mas também como cronograma ou lista hierárquica, conforme a preferência – aumentando a adesão dos usuários. Em termos de integrações, há integrações nativas com 100+ apps e mais ainda via Zapier e ferramentas similares, garantindo que o ClickUp converse bem com o restante do ecossistema da empresa .

Por ter um escopo tão amplo, o ClickUp pode exigir alguma adaptação inicial (o que eles próprios admitem, pois há muitos recursos e pode ser “um pouco cansativo no início” para novos usuários ). No entanto, para empresas que queiram uma solução unificada que cubra gerenciamento de processos e de tarefas/projetos, o ClickUp oferece excelente custo-benefício – inclusive com plano gratuito com boa parte das funções. Ele entrega automações no-code avançadas, condições personalizadas nas regras, integrações extensivas e a conveniência de consolidar o trabalho cotidiano com os processos estruturados. Isso o torna uma alternativa versátil ao Pipefy, especialmente em organizações menores ou médias que preferem limitar o número de ferramentas utilizadas.

6. Process Street

O Process Street é uma ferramenta especializada em checklists e fluxos de trabalho recorrentes, bastante útil para documentar e automatizar processos passo-a-passo. Diferente de plataformas BPM tradicionais, o foco do Process Street está em modelar procedimentos operacionais padrão (SOPs) e garantir que cada etapa seja realizada e marcada conforme um roteiro definido. Assim, ele se apresenta como alternativa ao Pipefy em cenários onde a estrutura linear de checklist é suficiente (por exemplo, listas de verificação de auditoria, onboarding de funcionários, fechamento mensal contábil, etc.), sem necessidade de diagramas complexos. No Process Street, você cria um modelo de processo (chamado template), define as tarefas em sequência e atribuições, e depois cada instância do processo gera um checklist executável que a equipe vai seguindo.

Mesmo sendo centrado em checklists, o Process Street evoluiu para suportar elementos de automação interessantes: ele permite incorporar campos de formulário nas tarefas (coletando dados estruturados durante a execução) e possui regras de automação e integrações com outros apps. Por exemplo, é possível integrar com Gmail para enviar um email automático ao completar certa tarefa, ou com Slack para avisar em um canal quando um checklist atinge determinada etapa. Além disso, um recurso introduzido nos últimos anos foi o de Tarefas de Aprovação: você pode marcar determinadas tarefas como pontos de aprovação que requerem ação de um aprovador designado antes do processo continuar . Isso amplia o espectro de uso do Process Street para fluxos de aprovação simples dentro de checklists (ex.: revisar e aprovar um documento dentro de um processo de publicação). Também existe lógica condicional básica disponível – por exemplo, usar Conditional Logic para pular ou exibir certas tarefas no checklist com base em valores preenchidos anteriormente . Essa funcionalidade de branching é limitada se comparada a ferramentas de BPM completas, mas atende casos como: “se o cliente selecionado é VIP, então mostrar tarefa extra de aprovação do diretor”.

Uma característica de destaque é a facilidade de uso extrema: qualquer colaborador consegue rodar um checklist e marcar tarefas (há inclusive opção de checklists via link público para envolver terceiros sem conta). O Process Street tem interface web simples (inglês) e aplicativos móveis, garantindo acessibilidade. Em termos de dashboard, ele lista as instâncias de checklists em andamento, permitindo filtrar por status, responsável, etc., mas não possui dashboards gráficos elaborados – seu foco é mais operacional. Para complementar, muitas empresas usam as integrações (via Zapier ou API) para extrair dados e gerar relatórios externos se preciso.

No contexto de substituir o Pipefy, o Process Street pode ser indicado quando se deseja padronizar procedimentos repetitivos de maneira leve, sem sobrecarga de implementação. Ele é menos indicado para fluxos complexos com muitas ramificações e interações paralelas (nesse caso, outras ferramentas da lista seriam mais adequadas). No entanto, para checklists estruturados com automação – por exemplo, garantir que toda nova oportunidade de venda siga uma lista de passos – o Process Street cumpre muito bem o papel. Seu modelo de precificação é por assinantes (usuários) e não por processos, e embora não ofereça português nativamente, sua simplicidade pode superar essa barreira para equipes que lidem bem com o inglês. Em resumo, Process Street é uma alternativa minimalista para documentar, executar e automatizar processos recorrentes, aumentando a consistência operacional e a economia de tempo em tarefas rotineiras.

7. ProcessMaker

O ProcessMaker é uma plataforma de BPM low-code bastante tradicional, conhecida por sua origem open-source e presença forte na América Latina. Ele é projetado para desenhar e automatizar fluxos de trabalho corporativos complexos, fornecendo um ambiente completo de modelagem, execução e monitoramento de processos de negócio. Uma grande vantagem do ProcessMaker como alternativa ao Pipefy é a presença de um designer visual de processos baseado em BPMN – com ele, é possível arrastar e soltar elementos como tarefas humanas, gateways de decisão (para fluxos condicionais), eventos automáticos, etc., montando fluxogramas sofisticados que representem fielmente processos interdepartamentais . Esse modelador facilita incorporar pontos de decisão (ex.: aprovações condicionais) e formulários de captura de dados em cada etapa, tudo sem programar interface na mão.

O ProcessMaker suporta formulários dinâmicos com validações e lógica interna, o que ajuda a criar telas amigáveis para os usuários interagirem nos processos (por exemplo, um formulário de solicitação de reembolso com campos que aparecem ou somem conforme o tipo de despesa selecionado). No motor de automação, ele permite integrar tarefas humanas com tarefas automáticas – como enviar um documento, atualizar registro em outro sistema via API, gerar um PDF, etc. –, dando muita flexibilidade para orquestrar diferentes sistemas e pessoas. Para garantir a qualidade, o ProcessMaker traz inclusive um validador de processos (Process Validation Engine) que verifica automaticamente o diagrama em busca de erros ou incoerências de modelagem em BPMN antes da implantação . Isso é útil para evitar publicar um fluxo com problemas lógicos.

No quesito gestão e monitoramento, a plataforma possui dashboards com informações de SLA (Acordo de Nível de Serviço) – por exemplo, mostrando quantos processos estão dentro do prazo, atrasados, etc., e permitindo acompanhar cada instância em tempo real . As ferramentas de análise incluem geração de relatórios e gráficos sobre desempenho dos processos, assim como identificação de gargalos. O ProcessMaker pode ser usado on-premises ou em nuvem, e a interface pode ser configurada em diversos idiomas (há suporte a português via traduções da comunidade e versões atuais incluem tradução PT-BR). Uma das forças do ProcessMaker é ser expandível via código quando necessário: embora a maior parte possa ser feita em modo visual, desenvolvedores podem adicionar scripts personalizados em PHP, Python ou outras linguagens para tratar lógicas muito específicas ou integrações customizadas. Isso significa que ele atende tanto times de negócio quanto equipes de TI exigentes, servindo como uma solução híbrida no-code/low-code.

Para empresas brasileiras, o ProcessMaker traz o benefício de já ter sido adotado em muitos casos de uso locais – por exemplo, gestão de processos em órgãos públicos, instituições financeiras e indústrias – o que garante maturidade nas funcionalidades de compliance, trilha de auditoria, controles de acesso e permissões. Em termos de custo, existe uma versão Community (gratuita, autogerenciável) e versões Enterprise pagas (que, porém, podem ser relativamente onerosas para pequenas empresas). Em suma, o ProcessMaker é indicado como alternativa ao Pipefy em organizações que necessitam de um BPM de nível enterprise, com múltiplos processos complexos, integrações profundas e controle total sobre os fluxos. Ele oferece criação de processos sem código com modelagem BPMN, automações robustas e até IDP (Intelligent Document Processing) com IA para extrair dados de documentos , atendendo de ponta a ponta a automação de processos de negócio.

8. Creatio (Studio)

O Creatio Studio (anteriormente conhecido como bpm’online) é uma plataforma unificada de CRM + BPM low-code, cuja proposta é permitir que empresas criem aplicações de negócio personalizadas combinando gestão de processos e gestão de relacionamento com clientes. Como alternativa ao Pipefy, o Creatio se destaca por permitir automatizar fluxos que envolvem não apenas tarefas internas, mas também interações com clientes, oportunidades de venda, atendimento, etc., tudo dentro de um mesmo ambiente. Ele traz um construtor visual de processos integrado ao CRM – assim, é possível, por exemplo, modelar o fluxo de qualificação de um lead de marketing até sua conversão em venda, passando por aprovações de orçamento e diversas etapas, com as atividades sendo registradas automaticamente no módulo de CRM correspondente.

A plataforma do Creatio oferece uma interface 100% sem código para montar regras, formulários e dashboards. No editor de processos (Studio), usuários configuram as etapas arrastando elementos (tarefas humanas, envios de email automáticos, atualizações de registro, notificações, etc.) e conectando-os com transições condicionais conforme a lógica desejada. Ele traz templates e conjuntos de ações prontas para acelerar a criação – por exemplo, ações para enviar e-mail de follow-up, para gravar informações numa entidade (tabela) ou chamar um web service. O Creatio foca muito em experiência do usuário final: as telas geradas são modernas e responsivas, e a interface unificada significa que, para alguém do time de vendas ou suporte, as automações de processo aparecem de forma natural no fluxo de trabalho deles (por exemplo, uma atividade de aprovação surge na mesma interface de lead/opportunity que eles já usam).

Em termos de dashboards, o Creatio permite construir painéis analíticos ricos tanto com dados de processo quanto dados de CRM. Pode-se analisar duração média dos processos de atendimento, taxa de conversão por etapa de pipeline, etc., combinando informações que dão insights completos (processo + resultado de negócio). Outro ponto forte são as integrações: o Creatio tem conectores para várias ferramentas populares e uma API aberta para integrar com sistemas legados. Além disso, ele incorpora recursos de IA para pontuação de leads, recomendação de próximas melhores ações, e assim por diante, melhorando os processos com inteligência.

Por ser uma solução completa, o Creatio pode ser mais “pesado” se comparado a ferramentas focadas exclusivamente em workflow. Ele brilha especialmente em empresas que também querem trocar ou unificar seu CRM/Help Desk junto com a automação de processos. Se a necessidade for só um BPM avulso, talvez outras alternativas sejam mais diretas; mas se o objetivo for ter um sistema único para processos e dados de clientes (evitando integrações entre sistemas diferentes), o Creatio é uma opção muito interessante. A interface está disponível em vários idiomas (incluindo PT-PT, e PT-BR possivelmente sob customização), e a empresa possui parceiros no Brasil. Em resumo, o Creatio Studio entrega as funcionalidades de modelagem de workflow sem código semelhantes ao Pipefy, porém inseridas num contexto mais amplo de aplicações de negócio. Para fluxos que cruzam departamentos como Marketing, Vendas e Atendimento – nos quais é essencial acompanhar a jornada completa do cliente – o Creatio pode substituir o Pipefy agregando valor com seus módulos integrados e fortes capacidades de customização low-code.

9. Appian

O Appian é um dos líderes globais em plataformas de automação de processos de negócio (BPM) e desenvolvimento low-code. É voltado especialmente para grandes corporações que precisam construir aplicações de negócio complexas de forma rápida e com alta escalabilidade. Como alternativa ao Pipefy, o Appian oferece um salto de robustez: trata-se de uma ferramenta capaz de lidar com processos extremamente sofisticados, volumes altos e requisitos rigorosos de segurança e integração. Seu ambiente unificado permite que desenvolvedores e analistas criem interfaces de usuário, regras de negócio, integrações e workflows arrastando componentes e escrevendo pouca ou nenhuma linha de código.

No Appian, assim como outras suítes BPM, há um designer de processos visual onde se modela o fluxo (similar a BPMN). Além disso, o Appian se destaca por trazer um forte componente de gestão de dados integrada: você pode definir entidades (tabelas/dados) e manipular esses registros dentro dos processos sem precisar de banco de dados externo, se desejar. Ele possui um motor de regras de negócio separado, permitindo configurar lógicas complexas (por exemplo, regras de decisão estilo tabela de decisão) que podem ser reutilizadas em vários processos. Também oferece gestão de casos (Case Management) – ou seja, suporta processos menos estruturados, onde eventos externos podem alterar o caminho – algo útil em cenários de atendimento ao cliente, por exemplo.

Um dos pontos fortes do Appian é a escalabilidade e desempenho: grandes empresas o utilizam para orquestrar centenas de processos diferentes e milhões de transações. Ele integra nativamente com praticamente qualquer sistema corporativo, seja via conectores prontos (SAP, Oracle, Salesforce etc.) ou via web services/REST. Possui recursos modernos como automação robótica de processos (RPA), que pode acionar robôs para executar tarefas em sistemas legados, e incorporação de AI para análise de documentos e roteamento inteligente. Em questão de dashboards, o Appian fornece interfaces customizáveis chamadas Sites, nas quais é possível construir portais para monitorar indicadores, filas de trabalho, tarefas pendentes, etc., com atualização em tempo real.

A curva de aprendizado do Appian é mais acentuada do que a do Pipefy, pois é uma plataforma de propósito muito mais amplo. Entretanto, para times de TI e negócio bem treinados, ele possibilita altíssima flexibilidade e personalização, atendendo requisitos que outras ferramentas não conseguiriam. Em termos de disponibilidade em português: a Appian Corporation presta suporte global e há consultorias no Brasil que implementam Appian, então é comum ver projetos em português, mas a interface da ferramenta e documentação são principalmente em inglês. Sobre custos, o Appian opera em modelo enterprise (licenciamento por usuário ou por consumo), geralmente justificado para projetos de grande porte.

Resumindo, Appian é uma alternativa ao Pipefy para organizações que buscam uma plataforma de automação de processos de nível corporativo, com low-code altamente escalável, integrações robustas e capacidade de construir aplicações inteiras (não só fluxos). Ele permite ganhos enormes em produtividade de desenvolvimento e alinhamento de TI e negócio , sendo ideal para empresas que precisam de soluções personalizadas, rápidas de implementar e muito confiáveis em larga escala .

10. Nintex

O Nintex é uma plataforma focada em automação de processos, conhecida inicialmente por sua forte integração ao ecossistema Microsoft (SharePoint, Office 365) e que evoluiu para uma suíte independente de alto nível. A proposta do Nintex é permitir que analistas de negócio automatizem fluxos e desenvolvam aplicativos simples usando interface visual e conectores prontos, reduzindo a necessidade de escrever código. Como alternativa ao Pipefy, o Nintex traz algumas vantagens específicas: por exemplo, para empresas que já utilizam SharePoint ou Microsoft Teams intensivamente, ele se encaixa naturalmente para automações dentro desses ambientes (fluxos de aprovação de documentos, formulários do SharePoint, etc.) graças à integração nativa com Microsoft .

A plataforma Nintex oferece diversos módulos – Workflow (fluxos de trabalho automatizados), Forms (formulários customizados), RPA (Robotic Process Automation), DocGen (geração de documentos) e Analytics. No módulo de Workflows, montar um processo é tão simples quanto arrastar ações predefinidas (enviar email, criar item numa lista, atualizar BD, chamar API, solicitar aprovação, etc.) e conectar a sequência. Ele suporta também decisões condicionais (if/else) e loops, possibilitando fluxos de lógica complexa. Uma interface amigável permite definir rapidamente quem aprova o quê, quais notificações são disparadas e quais sistemas externos são integrados. Em Forms, o Nintex possibilita criar formulários ricos, com regras de exibição de campos, o que complementa os workflows para capturar informações de usuários.

Um destaque é a inclusão de painéis analíticos robustos e dashboards no Nintex, voltados a acompanhar o desempenho dos processos automatizados . Gestores podem visualizar métricas como quantidade de itens processados, tempos médios por etapa, gargalos, tudo isso via Nintex Analytics. Além disso, como mencionado, o Nintex tem forte capacidade de geração de documentos automáticos (DocGen) – útil, por exemplo, para automaticamente compor um contrato PDF a partir dos dados inseridos em um fluxo e enviá-lo para assinatura. Também oferece funcionalidades de assinatura eletrônica integradas.

Para substituição do Pipefy, o Nintex é especialmente atrativo se a empresa valoriza uma solução on-premises ou híbrida (ele pode ser instalado em servidor próprio, ao contrário do Pipefy que é só SaaS). Ele atende desde fluxos simples (e.g., aprovação de férias) até processos críticos (e.g., compliance, gestão de pedidos) com segurança de nível enterprise. A interface não possui tradução PT-BR completa, mas usuários relatam que sua curva de aprendizado não é íngreme – a interface drag-and-drop e a documentação extensa ajudam na adoção . O custo do Nintex pode ser um fator (é conhecido por não ser barato, cobrando por uso/ações ou usuários, dependendo do plano), mas muitas vezes o ROI vem da economia de tempo e da eficiência obtida nas automações.

Em resumo, o Nintex é uma alternativa poderosa ao Pipefy, trazendo automação de ponta a ponta com forte viés de integração ao mundo Microsoft e recursos avançados como RPA. Sua interface amigável e integração nativa com ferramentas de colaboração o tornam eficiente para engajar não apenas a equipe de TI, mas também usuários finais no uso e execução dos processos . Para empresas com foco em documentos, formulários complexos e análise de processos, o Nintex oferece um pacote muito completo de funcionalidades que pode elevar o nível de automação além do que o Pipefy tradicionalmente abrange.

11. Oracle BPM Suite

A Oracle BPM Suite é a oferta da Oracle no campo de gestão de processos de negócio, parte do portfólio Oracle Fusion Middleware. Trata-se de uma suíte enterprise robusta, projetada para modelar, executar e otimizar processos complexos em ambientes corporativos de grande escala. Como alternativa ao Pipefy, a Oracle BPM se posiciona bem acima em termos de abrangência e complexidade, sendo indicada para organizações que já utilizam fortemente a stack Oracle ou precisam de um nível de personalização e controle máximo sobre os processos.

A Oracle BPM Suite fornece uma interface de desenho de processos intuitiva, baseada em padrões (BPMN 2.0), que permite ao time mapear visualmente os fluxos de trabalho da empresa . Uma vez modelados, os processos são implantados em um poderoso motor de execução que garante confiabilidade, transações ACID e segurança – características essenciais em setores financeiros, governamentais ou industriais. A ferramenta permite definir regras e condições em cada etapa (por exemplo, regras de negócio usando o Oracle Business Rules) e configurar formulários de interação com usuários via Oracle ADF ou outras tecnologias de front-end.

Na prática, com a Oracle BPM Suite você consegue, por exemplo, modelar um processo de validação de crédito para empréstimo integrando diversas etapas: consulta a bases externas, análise de documentos, aprovações hierárquicas, tudo isso com orquestração automatizada. A suite também possui componente de Case Management para processos menos estruturados, e um forte foco em integração – aproveitando o Oracle SOA Suite e ESB para conectar com bancos de dados, aplicações legadas, web services e outros. Essa profunda capacidade de integração permite que os processos automatizados permeiem todos os sistemas da organização (especialmente se muitos já são Oracle, como e-Business Suite, Siebel, etc.).

Em termos de monitoramento, a Oracle BPM inclui painéis de acompanhamento e Business Activity Monitoring (BAM), onde se pode ver indicadores em tempo real do fluxo de trabalho (quantidade de casos em cada etapa, tempos médios, throughput diário, etc.). Esses monitores ajudam gestores a identificar atrasos e gargalos rapidamente. Há também funcionalidade de simulação de processos – antes de implementar, é possível simular com volumes de entrada esperados para prever desempenho.

É importante notar que a Oracle BPM Suite normalmente requer especialistas para implementação e manutenção, dada sua complexidade. A interface é voltada a desenvolvedores e analistas de TI, com menos apelo de autoatendimento por usuários leigos (diferente do Pipefy, que foca no citizen developer). Contudo, para quem precisa de confiabilidade nível Oracle e já tem esse know-how internamente ou via parceiros, a suite entrega design de processos altamente personalizado, automação avançada e integração total aos sistemas corporativos . No Brasil, a Oracle BPM tem sido usada principalmente em grandes instituições (bancos, telecom, governo), muitas vezes para processos críticos. Assim, o Oracle BPM é uma alternativa ao Pipefy em cenários de alta complexidade e exigência, onde se busca uma solução de BPM completa, com automatização de tarefas repetitivas, provisionamento de usuários e outras capacidades avançadas de processo dentro de um ecossistema Oracle .

12. Flokzu

O Flokzu é uma plataforma de BPM em nuvem que vem ganhando espaço, especialmente em mercados de língua portuguesa e espanhola, por oferecer uma solução simples e eficaz para automação de processos. Totalmente SaaS, o Flokzu permite desenhar fluxos de trabalho no navegador, usando notação BPMN simplificada, e automatizar tarefas humanas e automáticas sem necessidade de instalação local. Uma grande vantagem é que o Flokzu está disponível em português (além de outros idiomas) nativamente, tornando-o muito amigável para equipes no Brasil iniciando em BPM .

Com o Flokzu, pode-se modelar processos desenhando as etapas (tarefas, gateways, eventos) em um editor visual e configurando formulários para captura de dados em cada tarefa humana. Por exemplo, para um processo de solicitação de pagamento, você desenha: Solicitação -> Aprovação gestor (condição: valor > X vai para aprovação diretor) -> Financeiro realiza pagamento -> Fim. Em cada etapa, define-se responsáveis (usuários ou papéis), prazos e regras. O Flokzu suporta pipes condicionais via gateways (ex.: se aprovado ou reprovado seguir caminhos distintos). Também possibilita notificações automáticas por e-mail a cada movimentação de etapa, e escalonamento se tarefas atrasam.

No aspecto de integração, embora não tão vasto quanto ferramentas maiores, o Flokzu oferece APIs REST e conectores com alguns serviços, permitindo que ele seja acionado por outros sistemas ou acione sistemas externos. Além disso, ele pode anexar documentos nos processos e tem recursos básicos de gerenciamento de documentos integrados, útil para centrar informações do processo (um contrato anexado, por exemplo, acompanha o fluxo pelas etapas). Importante destacar que o Flokzu, apesar de simples, suporta processos interdepartamentais sem dificuldade – você cadastra usuários de diferentes áreas e pode envolvê-los conforme a definição do fluxo.

Em termos de dashboards e relatórios, o Flokzu traz um painel onde se acompanha o número de processos iniciados, em andamento, concluídos, por filtro de processo, além de relatórios de desempenho (média de tempo por etapa, carga por usuário, etc.). É o suficiente para monitorar a eficiência e identificar pontos de melhoria. Outra funcionalidade interessante é a de tarefas públicas: é possível expor um formulário de início de processo para alguém externo (via um link público), o que permite, por exemplo, receber solicitações de clientes ou parceiros diretamente no fluxo do Flokzu.

No tocante a preços, o Flokzu pratica planos por número de usuários com valores em USD, porém com uma relação custo-benefício boa em comparação a soluções enterprise – e por ser 100% cloud, elimina custos de infraestrutura. Por tudo isso, o Flokzu é uma ótima alternativa ao Pipefy para empresas que desejam implementar automação de processos de forma rápida e descomplicada, com suporte ao nosso idioma e sem abrir mão de recursos importantes como formulários, aprovações condicionais e relatórios. Ele possibilita otimizar fluxos de trabalho, acompanhar e gerenciar processos e documentos num só lugar, e agrada tanto equipes de TI (pela aderência a BPMN e API) quanto usuários de negócio (pela facilidade de uso e interface limpa).

13. Zoho Creator (e Zoho Flow/Qntrl)

A Zoho oferece um ecossistema completo de aplicações empresariais, e no quesito automação de processos a principal ferramenta é o Zoho Creator – uma plataforma low-code para criação de aplicativos customizados, que inclui forte capacidade de design de workflows. Com o Zoho Creator, empresas conseguem construir desde formulários simples até sistemas inteiros, definindo fluxos de trabalho automatizados que disparam com base nas ações do usuário ou eventos temporais . Por exemplo, dentro de um app criado no Zoho Creator, você pode estabelecer que ao salvar um registro (digamos, um pedido de compra) o sistema automaticamente envie para aprovação, crie um registro relacionado em outro módulo e notifique o responsável – tudo isso configurado graficamente ou com scripts Deluge (linguagem da Zoho) de poucas linhas.

Como alternativa ao Pipefy, o Zoho Creator traz o benefício da flexibilidade total: você não fica restrito a um modelo pré-definido de pipeline. Pode criar múltiplos formulários e módulos que interagem, implementar lógica condicional complexa, e até desenhar páginas de dashboard e relatórios dentro da própria aplicação. Essa liberdade é excelente para empresas que possuem requisitos muito específicos ou desejam integrar a automação de processos com bancos de dados e funcionalidades personalizadas. Além disso, o Zoho Creator possui uma biblioteca de templates prontos para acelerar o desenvolvimento – desde aplicativos de RH, CRM, até gerenciamento de projetos – que já vêm com processos configurados que podem ser adaptados .

Além do Creator, vale mencionar a existência do Zoho Qntrl (pronuncia-se “Control”), anteriormente chamado Orchestly, focado puramente em orquestração de workflows entre equipes, e do Zoho Flow, ferramenta de integração e automação estilo Zapier. Dependendo da necessidade, essas ferramentas Zoho podem complementar umas às outras. Por exemplo, o Zoho Flow pode automatizar integração entre Zoho Creator e Pipefy (ou outros sistemas) se necessário, enquanto o Qntrl permite coordenar solicitações entre departamentos com uma interface amigável para acompanhamento (similar ao Pipefy em conceito).

Uma vantagem do ecossistema Zoho é que tudo está integrado: se a empresa já usa Zoho CRM, Zoho Desk ou outros, vincular processos do Creator a esses dados é muito simples. Por exemplo, você pode ter um processo de aprovação de desconto que puxa dados do Zoho CRM e, após aprovado, retorna o resultado para o CRM – sem precisar de integrações complicadas. Em termos de idioma e local: a Zoho é uma empresa internacional com presença no Brasil, muitos de seus apps (incluindo Creator) têm versão em português e suporte local. Os preços do Zoho Creator são publicados em dólares mas há parceiros que transacionam em real.

Em suma, o Zoho Creator atende bem quem precisa de automação de processos alinhada à criação de aplicações customizadas. Ele oferece construtor visual, editores de regras e possibilidade de inserir código para granularidade, combinando o melhor dos dois mundos. Para substituir o Pipefy, a empresa deve avaliar se prefere uma solução “pronta” ou a liberdade de criar sua própria – o Zoho Creator se enquadra nessa segunda opção, fornecendo as ferramentas para que a empresa construa suas próprias soluções de BPM sob medida . A curva de aprendizado é razoável, mas a Zoho conta com vasta comunidade e material de apoio. Se bem implementado, pode resultar em aplicações com processos automatizados totalmente aderentes às necessidades do negócio, indo além do que plataformas engessadas permitiriam.

14. Bitrix24

O Bitrix24 é conhecido como uma plataforma all-in-one de colaboração, que inclui intranet, CRM, gestão de projetos, chats e muito mais – e nessa lista ele figura por oferecer também recursos de automação de fluxos de trabalho (workflows). Para empresas que buscam uma alternativa ao Pipefy e ao mesmo tempo desejam concentrar várias ferramentas em uma só, o Bitrix24 pode ser especialmente atraente. Ele possui uma versão em português e até um domínio específico para o Brasil (bitrix24.com.br), com suporte local, tornando sua adoção mais fácil aqui.

No Bitrix24, encontramos funcionalidades como Fluxos de trabalho personalizados dentro do módulo de Automação . Esses fluxos podem ser aplicados em diferentes contextos: por exemplo, no CRM (etapas de negociação com clientes, com automações para mudar status, enviar email ao cliente automaticamente, etc.), nas Tarefas e Projetos (movimentação e notificações automáticas conforme progresso) e até em Processos Internos (o Bitrix24 vem com alguns workflows pré-modelados para solicitações de ausência, pedidos de compra, aprovação de despesas, etc.). A plataforma permite configurar gatilhos e ações numa interface visual: você escolhe um evento disparador (ex: “Quando um novo lead for criado” ou “Quando a coluna X mudar para Y”) e define as ações – que podem incluir aprovações, atualização de campos, envio de mensagens, criação de tarefas ou registros relacionados. Há suporte a condições nas automações, então você pode criar fluxos do tipo “se campo A for maior que 1000, requer aprovação do diretor; caso contrário, ir direto para financeiro” facilmente.

Um ponto forte é que o Bitrix24, além de automações no-code, também permite inserir regras de negócio e código customizado para quem tem necessidades específicas – por exemplo, usar scripts PHP para validar algo durante o fluxo. Outra característica interessante: no CRM do Bitrix24, as automações aparecem visualmente no pipeline de vendas (similar ao Trello, colunas para cada etapa), e você pode arrastar e soltar ações de automação em cada fase, o que é muito intuitivo. Isso inclui integração com outros aplicativos: ele possui 200+ integrações e power-ups disponíveis, de modo que, por exemplo, uma ação do fluxo pode ser “criar um documento Google Docs” ou “enviar mensagem via SMS (por uma integração)”.

O Bitrix24 também oferece dashboard e relatórios, principalmente focados em CRM e produtividade: por exemplo, ele gera relatórios de funil de vendas, de atividades completadas, etc. Ainda que não seja um BPM puro, esses relatórios ajudam a medir o desempenho dos processos comerciais que você automatizou na ferramenta. Além disso, o Bitrix24 tem a vantagem de incluir comunicação interna (feed de atividades estilo rede social corporativa, chat, videoconferência), então se um processo gerar uma notificação, o colaborador recebe diretamente ali, integrando as ações de trabalho ao ambiente de colaboração diário .

Para substituir o Pipefy, o Bitrix24 é indicado quando a empresa deseja uma solução integrada, talvez já buscando um CRM ou intranet junto. A configuração das automações pode não ser tão especializada quanto em um Pipefy ou Kissflow, mas atende a maioria dos cenários comuns – especialmente fluxos ligados a gestão de clientes, projetos e RH. Com a interface em português, versão gratuita robusta (limitada em usuários e espaço, mas funcional) e preços competitivos para versões pago, ele se tornou popular entre PMEs brasileiras. Em resumo, o Bitrix24 permite comunicar, gerir e automatizar em um só lugar. Seus fluxos de trabalho customizáveis adicionam o componente BPM necessário para compará-lo ao Pipefy, tornando-o uma alternativa viável para empresas que preferem uma plataforma multiuso com automação embutida dos processos do dia a dia .

15. ServiceNow

O ServiceNow é amplamente reconhecido como uma plataforma de gestão de serviços de TI (ITSM), mas ao longo dos anos expandiu seu alcance para fluxos de trabalho empresariais em geral, incluindo RH, atendimento ao cliente e operações. Para organizações, especialmente médias e grandes, que já utilizam ou consideram o ServiceNow, ele pode servir como alternativa ao Pipefy na medida em que oferece múltiplas ferramentas de automação de processos dentro de um ecossistema unificado de gestão.

No centro do ServiceNow está o Now Platform, que inclui um robusto motor de workflow. Através do módulo Flow Designer, usuários podem criar fluxos de trabalho arrastando passos lógicos (ações, condições, loops) em uma interface amigável, sem precisar codificar . Esse Flow Designer permite automatizar desde tarefas de suporte de TI (por exemplo, resetar senha automaticamente após aprovações necessárias) até fluxos em outras áreas (como processo de admissão de funcionários, integração de fornecedores, etc.). O ServiceNow também incorpora um recurso de Process Automation Designer, útil para orquestrar processos mais complexos que envolvem várias equipes ou sistemas – ele ajuda a mapear visualmente qual grupo faz o quê em cada etapa e as transições entre atividades .

Um grande trunfo do ServiceNow é que ele alia a automação de processos com uma forte gestão de registros e base de conhecimento. Por exemplo, um processo de “Solicitar novo hardware” no ServiceNow pode criar automaticamente um tíquete no módulo de ITSM, consultar a base de estoque, gerar um pedido de compra no módulo de gestão de ativos e acompanhar tudo isso nas mesmas telas que os técnicos e requisitantes já utilizam. Ou seja, os fluxos de trabalho não ficam isolados – eles integralmente fazem parte dos serviços prestados na plataforma.

Além disso, o ServiceNow oferece a possibilidade de portais customizados (Service Portal) onde colaboradores podem iniciar solicitações via formulários amigáveis, que por trás disparam os fluxos de aprovação e atendimento que você configurou. Os dashboards do ServiceNow são muito ricos: permite criar relatórios e indicadores em tempo real sobre todos os processos rodando, com capacidade de dril-down para ver detalhes ou casos específicos. E dado seu foco original, há recursos nativos para gerenciamento de SLAs, escalonamento automático de tarefas não atendidas no prazo, e notificações omnichannel (e-mail, push, Teams, etc.).

Em termos de expansibilidade, o ServiceNow possui um Catálogo de Integrações e pode ser estendido via scripts (JavaScript) nos pontos avançados. E um fator importante: nos últimos anos, a ServiceNow vem investindo em experiência low-code, incluindo um App Engine que permite criar aplicações completas sobre a plataforma, com tabelas e interfaces, além dos workflows. Ou seja, similar ao Zoho Creator e Appian, você pode não apenas automatizar um processo como também construir a “aplicação” onde ele roda. Isso coloca o ServiceNow na categoria de plataformas robustas de transformação digital.

Para quem já tem o ServiceNow, faz muito sentido expandir seu uso para substituir o Pipefy e consolidar as automações em um só lugar. Para quem não utiliza ainda, deve-se considerar que é uma solução enterprise, com custo premium e certa complexidade de implementação – geralmente adotada por organizações com maturidade em gestão de serviços. Em resumo, o ServiceNow se diferencia por ser uma plataforma cloud robusta que automatiza e integra processos de ponta a ponta, principalmente em TI e operações internas, com forte ênfase em fluxos de trabalho seguros, auditáveis e escaláveis . Ele automatiza tarefas e integra processos de negócio, ao mesmo tempo em que centraliza tudo num hub único de trabalho para a empresa, o que pode trazer muita eficiência se alinhado com a estratégia da organização.

16. Trello

O Trello é famoso por sua simplicidade e usabilidade em gerenciamento de tarefas pessoais e de equipes, através de seus quadros Kanban de cartões. Embora não seja uma ferramenta de BPM tradicional, muitas empresas pequenas ou equipes específicas o utilizam como substituto informal de plataformas como Pipefy quando precisam de algo simples para gerenciar fluxos. Com o Trello, você pode representar etapas de um processo como colunas em um quadro (por exemplo: A Fazer, Em andamento, Aprovacão, Concluído) e mover os cartões conforme o trabalho progride. Essa visualização imediata do pipeline de tarefas já traz valor de organização e padronização de fluxo, mesmo sem automação avançada.

Onde o Trello ganha relevância como alternativa é ao incorporar o recurso Butler, que são as automações nativas no Trello. O Butler permite criar regras automáticas sem código dentro dos quadros . Por exemplo: “quando um cartão for movido para ‘Aprovacão’, definir data de conclusão para 3 dias à frente e adicionar membro X ao cartão”; ou “se um cartão for marcado com etiqueta Urgente, criar uma cópia dele no quadro da Diretoria”. Essas regras cobrem uma variedade de gatilhos (movimento de cartão, prazo chegando, criação de cartão, comentário adicionado, etc.) e ações (mover, copiar, atribuir, marcar etiqueta, enviar notificação, integrar com outros apps). Através do Butler, é possível implementar fluxos condicionais básicos – embora não existam gateways de decisão complexos, você pode encadear comandos e adicionar condicionais simples (como “se o cartão contém a palavra ‘URGENTE’ no título, então…”).

Outra força do Trello está em suas integrações via Power-Ups. Ele oferece mais de 200 integrações disponíveis , incluindo conexão com Slack, Google Drive, Jira, e até com ferramentas de automação como o Pluga ou Zapier que podem estender as capacidades. Isso significa que, apesar de não ter um motor de processos sofisticado, o Trello pode ser conectado a outros sistemas para, por exemplo, gerar um cartão a partir de um formulário do Google Forms, ou acionar um fluxo no Zapier quando um cartão entra em certa coluna. Assim, pode-se construir um ecossistema automatizado em torno do Trello para fluxos mais elaborados.

O Trello está totalmente disponível em português, é muito acessível em termos de aprendizado (qualquer um entende cartões e colunas rapidamente) e possui app mobile excelente – características que fazem a adoção ser rápida. Para cenários de aprovações simples, controle de status de pedidos ou tarefas recorrentes, o Trello pode sim dar conta do recado. Por exemplo, equipes de marketing o usam para fluxo de produção de conteúdo (Compor -> Revisar -> Aprovar -> Publicar) e automatizam movimentações e checklists via Butler. Equipes de TI podem gerenciar um backlog de solicitações de maneira kanban. Claro, ele apresenta limitações: não há conceito de formulário de início de processo (teria que usar outro meio), nem consolidação de métricas avançadas (embora haja power-ups para relatórios básicos).

Em suma, o Trello é indicado como alternativa ao Pipefy para times menores ou processos não tão críticos, que valorizam facilidade e visualização acima de formalismos. Ele mantém a equipe organizada e, com as automações, elimina passos manuais repetitivos, garantindo que nada fique esquecido (por exemplo, um Butler pode notificar automaticamente se um cartão fica 7 dias sem atualização). Vale ressaltar que, para muitas empresas iniciando em gestão de processos, o Trello serve como porta de entrada pela simplicidade – e só depois evoluem para ferramentas BPM completas se necessário. Portanto, embora seja uma solução mais limitada, sua usabilidade, custo zero (versão gratuita) e flexibilidade via power-ups fazem do Trello um “bom o suficiente” em vários casos de uso onde um Pipefy poderia ser considerado.

17. Wrike

O Wrike é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho colaborativo voltada para equipes de médio porte e projetos mais estruturados, que também incorpora capacidades de automação e padronização de processos. Ele é frequentemente comparado a Asana, Monday.com e ClickUp, situando-se nessa categoria de plataformas multifuncionais. Como alternativa ao Pipefy, o Wrike traz alguns benefícios notáveis: ele combina o rastreamento de projetos e tarefas com templates reutilizáveis de processos e automação de agendamentos e atribuições. Por exemplo, você pode criar um modelo de projeto para onboarding de cliente que já inclui todas as tarefas e responsáveis pré-definidos; ao replicá-lo para cada novo cliente, todo o fluxo se desenrola da mesma forma consistente.

Uma característica forte do Wrike é ajudar a otimizar e padronizar atividades operacionais com o uso de templates e formulários de solicitação. Equipes podem criar formulários customizados para receber pedidos (ex: um formulário de solicitar criação de campanha publicitária). Quando alguém preenche e envia, o Wrike automaticamente gera um novo projeto ou tarefa seguindo o template definido, já atribuindo ao time correto e colocando no cronograma adequado. Isso elimina a etapa manual de ficar inserindo dados para cada requisição – o processo se inicia de forma controlada e organizada.

Em termos de automação “pura”, o Wrike possui Blueprints e Wrike Integrate (ferramenta embutida baseada em tecnologia do Zapier, pois a Wrike adquiriu a empresa Integration). Com o Wrike Integrate, você pode montar fluxos automatizados envolvendo o Wrike e outros sistemas, sem codificar – por exemplo, “quando uma tarefa for marcada como Finalizada no Wrike, criar um registro no Salesforce” ou “se um lead entrar no CRM, abrir um novo projeto no Wrike com tarefas predefinidas”. Já internamente, a plataforma permite automatizar algumas coisas via Reglas (Regras de automação), ainda que não tão completo quanto um motor BPM – mas ajuda em atualizações de status automáticas, notificações personalizadas, etc.

O Wrike oferece dashboard em tempo real e relatórios customizáveis, que são muito úteis para comunicar status de projetos e indicadores de processo para stakeholders . Você consegue ver, por exemplo, quantas solicitações foram concluídas no mês, quantas estão em atraso, quais projetos estão sob maior carga, etc., com gráficos atualizados instantaneamente conforme a equipe trabalha. Isso torna o acompanhamento de metas e prazos mais transparente.

Com interface disponível em português e um enfoque forte em colaboração (comentários, @menções, compartilhamento de arquivos, etc.), o Wrike pode substituir o Pipefy em departamentos que queiram alinhar processos com gerenciamento de tarefas e portfólios. Ele talvez não tenha a profundidade de modelagem de um Pipefy ou Kissflow no quesito fluxogramas e campos customizados por etapa, mas em contrapartida traz a estrutura de projeto e gestão de tempo integradas, o que beneficia processos com dependências temporais ou que fazem parte de iniciativas maiores. Por isso, o Wrike costuma ser escolhido quando a organização deseja uma ferramenta única para projetos e processos, especialmente em áreas como marketing, produto, operações e TI, onde acompanhar deliverables e deadlines é tão importante quanto seguir etapas de aprovação.

18. Smartsheet

O Smartsheet se apresenta como uma plataforma de gestão de trabalho inspirada em planilhas, porém super turbinada com recursos de colaboração, automação e dashboards. Para empresas que estão acostumadas a usar Excel/Google Sheets para controlar processos e projetos, o Smartsheet pode ser uma alternativa muito natural – ele combina a familiaridade da planilha com a robustez de um sistema de workflow. Como alternativa ao Pipefy, o Smartsheet oferece principalmente automação baseada em regras simples dentro de planilhas estruturadas, além de uma capacidade ímpar de personalizar painéis e relatórios de alto nível.

No Smartsheet, cada processo pode ser configurado em uma planilha (sheet) com colunas definindo os campos (por exemplo: Solicitante, Data, Status, Aprovador, etc.). Sobre essa planilha, você implementa fluxos automatizados definindo gatilhos, condições e ações numa interface de Automação muito prática . Por exemplo: “Quando uma linha for adicionada (nova solicitação) e a coluna Tipo = ‘Compra’, então solicitar aprovação do gerente (o sistema manda um email com botão de aprovar/rejeitar e captura a resposta)”. Ou: “Se o Status mudar para Aprovado, então mover a linha para outra sheet ‘Compras Aprovadas’ e notificar Financeiro”. Esse esquema permite realizar diversas automações comuns, substituindo controle manual por e-mails e macros. Apesar de operar no paradigma de planilha, você pode orquestrar processos inteiros através dessas regras – inclusive envolvendo múltiplas planilhas e conectando com serviços externos via integradores ou o próprio Smartsheet Bridge.

Um ponto fortíssimo do Smartsheet são os dashboards executivos e portal de solicitações. Você consegue criar painéis altamente customizados arrastando widgets: gráficos com métricas de processos (puxados das planilhas), indicadores numéricos (KPIs), listas de tarefas pendentes, calendário de entregas, etc. Assim, a gestão ganha uma visão consolidada bonita e atualizada em tempo real sobre os processos em andamento . Além disso, o Smartsheet permite publicar formulários web para alimentar suas sheets – isso facilita criar um portal interno onde colaboradores fazem pedidos preenchendo formulários do Smartsheet, que viram linhas na sheet e acionam as automações definidas.

No que tange a colaboração e controle, cada linha (registro do processo) pode ter comentários, anexos, e ser atribuída a responsáveis, com notificação e atualização em tempo real tipo planilha do Google. E o histórico de alterações fica registrado. O Smartsheet também suporta visualização Kanban, Gantt e Calendário, oferecendo múltiplas perspectivas sobre os dados do processo, semelhante ao ClickUp e Wrike.

Para substituir o Pipefy, o Smartsheet é especialmente interessante em cenários onde os processos já eram geridos em planilhas e precisa-se dar um próximo passo em automação sem perder a flexibilidade. Ele empodera usuários de negócio a estruturarem e automatizarem seus próprios fluxos de forma muito rápida – basicamente, qualquer um que saiba mexer em Excel consegue aprender Smartsheet. Empresas de PMO, operações, eventos e TI usam bastante. Apesar de não ter uma notação BPM formal, a combinação de planilhas + automação + integrações do Smartsheet entrega uma plataforma poderosa para construir processos automatizados e workflows customizados , com a vantagem de trazer visibilidade e controle centralizado via dashboards. É uma alternativa flexível e escalável, que pode crescer conforme a complexidade aumenta (a Smartsheet inclusive oferece um add-on Control Center para gestão de portfólios inteiros de projetos/processos).

19. TOTVS Fluig

O TOTVS Fluig é uma plataforma brasileira de gestão de processos (BPM) e colaboração empresarial, parte do portfólio da TOTVS, uma das maiores empresas de software do Brasil. O Fluig reúne funcionalidades de workflow, gestão de documentos (ECM), identidade (IAM) e colaboração em um único ambiente digital . Ele foi concebido para integrar-se bem com os ERPs da TOTVS (Protheus, RM, etc.), mas também pode atuar de forma independente, sendo uma escolha natural para muitas empresas nacionais que buscam uma solução robusta de BPM com suporte local.

Como alternativa ao Pipefy, o Fluig entrega um motor de processos completo, com designer visual onde é possível modelar fluxos de trabalho, definir formulários eletrônicos e regras de negócio. Utilizando a interface web do Fluig (disponível totalmente em português), o analista desenha diagramas BPMN representando o processo – por exemplo, um processo de aprovação de contrato envolvendo áreas Jurídica e Financeira – e anexa formulários nas tarefas para captura de informações. O Fluig permite configurar eventos no processo via script (Java/Groovy), oferecendo flexibilidade para interagir com bancos de dados, serviços externos ou aplicar validações customizadas. Além disso, a plataforma conta com um módulo de gestão de documentos integrado: assim, documentos necessários no processo (uma nota fiscal, um contrato escaneado) podem ser armazenados, versionados e referenciados durante o fluxo de trabalho.

Um destaque do Fluig é ser um verdadeiro ecossistema digital corporativo. Ele incorpora conceitos de rede social interna, onde os usuários podem seguir processos, postar comentários, compartilhar arquivos e informações – tudo dentro da mesma interface. Isso aumenta o engajamento das equipes nos processos e centraliza a comunicação. Em termos de monitoramento, o Fluig traz consoles para gestores verem todos os processos sob sua gerência e o status de cada solicitação em tempo real . Também emite alertas de prazos, permite reatribuir tarefas e ajustar fluxos dinamicamente se necessário (por exemplo, pular uma etapa manualmente com permissões apropriadas, em caso de exceção).

Outro ponto forte é a integração total com sistemas TOTVS e facilidade de integrar com outros via web services e APIs. Para empresas que usam ERP TOTVS, o Fluig pode automatizar processos que antes eram manuais envolvendo o ERP – por exemplo, automação de pedidos de compra desde a requisição até a geração da ordem no ERP, tudo pelo Fluig com as devidas aprovações. Ele se tornou uma peça chave na transformação digital de negócios brasileiros, unificando processos, documentos e pessoas em um só lugar .

Por ser local, o TOTVS Fluig oferece suporte em português, consultorias parceiras e uma comunidade crescente. Em resumo, o Fluig pode ser visto como uma alternativa ao Pipefy para organizações que precisam de um BPM completo e integrado à sua realidade brasileira, com nível enterprise de segurança e customização. Ele centraliza processos, conecta equipes e acelera resultados dentro de um ambiente colaborativo . Para empresas já clientes TOTVS, é quase caminho natural. Mas mesmo fora desse círculo, o Fluig se destaca por sua solidez e amplitude de funcionalidades, indo além de apenas workflow para se tornar uma plataforma central de produtividade e transformação digital corporativa.

20. Bizagi

O Bizagi é reconhecido mundialmente como uma das ferramentas de BPM (Business Process Management) de ponta, conhecida por seu modelador gratuito (Bizagi Modeler) e pelo ambiente de automação Bizagi Studio/Engine. Ele combina facilidade de uso com recursos robustos de nível corporativo, sendo especialmente útil para quem está iniciando a disciplina de BPM mas quer uma plataforma que aguente crescer em complexidade. Como alternativa ao Pipefy, o Bizagi oferece um conjunto completo para modelar, automatizar e analisar processos, com forte aderência à notação BPMN e possibilidade de implantação tanto on-premises quanto em nuvem.

Uma grande vantagem do Bizagi é sua excelente usabilidade no design de processos – o Modeler, gratuito, tem interface amigável para arrastar atividades e conectar fluxos usando BPMN, permitindo que analistas documentem processos facilmente. Esses modelos depois podem ser importados para o Bizagi Studio, onde ganham vida: é ali que você configura os formularios de cada etapa, as regras de negócio, integrações e design da interface final do usuário. O Bizagi provê um ambiente de low-code onde muitas lógicas podem ser implementadas via assistentes (por exemplo, dizer que tal campo é obrigatório se outra variável tiver certo valor) e, quando necessário, permite código em .NET para situações avançadas.

Na automação, o Bizagi se destaca por sua capacidade de orquestração com outros sistemas: possui conectores prontos e suporta criação de integrações via Web Services/REST, habilitando-o a agir como um hub de processos integrando ERP, CRM, bancos de dados, etc. Ele também permite criar experiências de usuário personalizadas, inclusive adaptando o UI para diferentes perfis ou dispositivos (existe app mobile para as tarefas Bizagi). Para monitoramento, o Bizagi oferece Management Console e Analytics com dashboards de performance, acompanhamento de casos e análise de workloads, garantindo que gestores tenham visibilidade total sobre eficácia e eficiência do processo . Por exemplo, você pode ver o tempo médio que cada analista leva numa etapa, quantos casos estão atrasados, e até usar a funcionalidade de process mining básica para identificar melhorias.

Um diferencial citado por usuários do Bizagi é sua interface intuitiva e facilidade de uso para iniciantes, combinada com a possibilidade de escalar para cenários muito complexos quando necessário . Isso torna o Bizagi “bom para quem está começando, mas também bom no nível avançado”. Empresas que iniciam automação em um processo simples podem, em pouco tempo, estar automatizando dezenas de processos com Bizagi sem sentir necessidade de trocar de plataforma – ele é bem escalável e colabora na transformação digital contínua.

No contexto brasileiro, embora a Bizagi seja uma empresa internacional (origem latino-americana), há suporte e comunidade ativa por aqui. A interface conta com tradução para português. A Bizagi oferece opções de licenciamento flexíveis, inclusive uma edição PaaS na nuvem.

Em resumo, o Bizagi é uma alternativa altamente capaz ao Pipefy quando a empresa deseja investir em uma plataforma BPM robusta com modelagem estruturada, automação poderosa e análise de processos avançada. Com ele, é possível modelar em BPMN, automatizar fluxos com formulários e integrações, colaborar entre áreas e monitorar resultados – tudo alinhado às melhores práticas de BPM . Seu equilíbrio entre facilidade e funcionalidade o torna ideal para quem quer evoluir a gestão por processos de forma profissional, indo além do que soluções mais simples oferecem, mas sem chegar à complexidade de uma implementação pesada como Pega ou Oracle BPM.

Conclusão: As alternativas ao Pipefy apresentadas acima mostram que há um leque amplo de opções para as empresas, desde ferramentas no-code simples e focadas (como Trello e Process Street) até suites BPM completas de nível enterprise (como Appian, Oracle e Fluig), passando por plataformas híbridas de projetos e processos (como Monday, Asana, Wrike, Smartsheet) e low-code personalizáveis (Jestor, Zoho, Bizagi). A escolha da melhor alternativa vai depender dos objetivos, do porte da empresa, do nível de complexidade dos processos e até do ecossistema tecnológico já adotado. O importante é que todas elas contribuem para automatizar fluxos de trabalho, reduzir tarefas manuais, aumentar a visibilidade e a eficiência operativa, cada uma a seu modo. Ao avaliar uma substituta, leve em conta os recursos chave delineados – automações condicionais, aprovações integradas, dashboards ricos, suporte em português, preços em R$ quando relevante, usuários ilimitados ou modelo escalável – para encontrar a ferramenta que melhor se alinha à estratégia e cultura de processos da sua organização. Com a solução adequada, a empresa poderá dar continuidade à sua jornada de transformação digital de processos com ainda mais sucesso.