Como criar uma automação de aprovação de despesas passo a passo
Uma automação de aprovação de despesas elimina o processo manual de encaminhar solicitações por e-mail ou WhatsApp, monitorar quem aprovou, e consolidar resultados numa planilha. Com a automação configurada, o colaborador submete a solicitação e o sistema cuida do restante: notifica o aprovador, aplica as regras de alçada, registra a decisão e avança o fluxo.
A seguir, o passo a passo para implementar isso na prática.
Antes de começar: mapeie as regras do processo
Antes de configurar qualquer automação, documente:
- Quais são as faixas de valor e os aprovadores de cada faixa
- Quais categorias de despesa existem e se alguma tem regra especial
- Qual o prazo máximo para aprovação
- O que acontece se o aprovador não responder dentro do prazo
Passo a passo da automação
Passo 1: Crie o formulário de solicitação
Campos essenciais: solicitante, valor, categoria da despesa, data, justificativa e comprovante (upload).
Passo 2: Configure as regras de alçada
- Valor até X: aprovação automática (dentro da alçada do solicitante)
- Valor entre X e Y: notificar o gestor direto
- Valor acima de Y: notificar o diretor financeiro
Passo 3: Configure as notificações automáticas
- Notificar aprovador imediatamente após a submissão
- Renotificar se não houver resposta em N horas
- Notificar o solicitante quando a decisão for tomada
Passo 4: Registre a decisão automaticamente
A aprovação ou reprovação atualiza o status do registro na plataforma e dispara a próxima etapa: pagamento, reembolso ou encerramento.
Passo 5: Configure o relatório automático
Um resumo semanal das despesas aprovadas é enviado ao financeiro automaticamente.
Como o Jestor executa esse fluxo
O Jestor tem uma solução nativa de Approvals que cobre exatamente esse caso de uso. Com a interface visual de automação, é possível configurar alçadas, notificações e registros sem código. A integração nativa com WhatsApp Business API garante que os aprovadores recebam e respondam direto pelo aplicativo que já usam.
Perguntas frequentes
O aprovador pode responder a solicitação pelo WhatsApp? Sim. O Jestor tem integração nativa com WhatsApp Business API, permitindo aprovações diretamente pelo app.
É possível ter mais de dois níveis de aprovação? Sim. O Jestor suporta fluxos de aprovação com múltiplos níveis configurados visualmente.
O sistema registra o histórico de todas as aprovações? Sim. Cada decisão fica registrada com data, hora e responsável.
É possível incluir upload de comprovante na solicitação? Sim. Os formulários do Jestor suportam upload de arquivos.
Com o Jestor, é possível automatizar fluxos, conectar áreas e criar sistemas internos do seu jeito — tudo sem código e com o suporte da IA. Conheça o Jestor em jestor.com e descubra como levar a gestão da sua empresa a um novo nível de eficiência e integração.