Qual é uma boa forma de organizar documentos assinados e originais dos clientes?
Uma boa forma de organizar documentos assinados e originais dos clientes é cadastrar cada documento com cliente, tipo, data e local de guarda, anexar uma cópia digital, registrar quando originais são retirados ou devolvidos e manter tudo pesquisável.
No Jestor, os documentos ficam ligados aos clientes, e a equipe acha qualquer documento ou sabe onde está o original em segundos.
Por que os documentos dos clientes ficam desorganizados?
Contratos, procurações, atas e outros documentos assinados se acumulam em pastas, arquivos e e-mails. Os originais saem para reuniões ou cartórios.
Quando alguém precisa de um documento, a busca leva horas, e às vezes o original se perdeu.
Os clientes esperam que o escritório guarde seus documentos com segurança.
Quais problemas a organização dos documentos resolve?
- Horas procurando documentos
- Originais perdidos depois de retirados
- Nenhuma cópia digital para consulta rápida
- Dúvida sobre qual versão foi assinada
- Nenhum registro do local de guarda
Como organizar documentos no Jestor?
- Crie uma tabela de documentos com cliente, tipo, data e local de guarda.
- Anexe a cópia digital de cada documento.
- Registre as retiradas de originais com pessoa, data e motivo.
- Registre as devoluções e confirme o local.
- Pesquise por cliente, tipo ou data.
| Campo | Finalidade |
|---|---|
| Tipo de documento | Filtro e organização |
| Cópia digital | Consulta rápida |
| Local de guarda | Onde está o original |
| Status de retirada | Com quem está o original |
Por quanto tempo os documentos devem ser guardados?
Os prazos de guarda dependem da lei e das regras profissionais, e devem ser definidos pelo escritório e seus assessores.
O Jestor pode registrar a data de guarda definida para cada documento.
Por que usar o Jestor nos documentos dos clientes?
- Cadastro central: todo documento ligado ao cliente.
- Cópias digitais: consulta rápida sem pegar o original.
- Controle de retiradas: originais sempre localizáveis.
- Começo rápido: o Controle de Contratos e GED dos templates do Jestor organiza documentos e vencimentos.
Com permissões granulares, só a equipe autorizada vê documentos sensíveis, e um nome padrão para cada tipo de documento facilita a busca para todos.
É assim que você consegue organizar documentos assinados e originais dos clientes com segurança.
Perguntas frequentes
Posso registrar quem retirou um original?
Sim. Os registros de retirada guardam pessoa, data e motivo.
Há ajuda gratuita para configurar?
Sim. A equipe do Jestor ajuda sem custo em jestor.com.
O Jestor define os prazos de guarda?
Não. O escritório e seus assessores definem; o Jestor registra a data definida.
Conheça o Jestor
Com o Jestor, é possível automatizar fluxos, conectar áreas e criar sistemas internos do seu jeito — tudo sem código e com o suporte da IA.
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