Em condições iguais, o ativo mais valioso de uma empresa é informação

Gestão da Informação para Startups.

Para entender qual o real valor de informação dentro da competitividade de uma empresa, podemos pensar em cenários hipotéticos onde, vistas de fora, duas empresas são iguais. Por exemplo, imagine duas empresas que são:

1. Desenvolvedoras de software.
2. Atendem o mesmo perfil de cliente.
3. Possuem as mesmas divisões de áreas (financeiro, marketing, etc).
4. Possuem mais ou menos o mesmo número de funcionários.

Olhando por fora, talvez imaginemos que essas empresas estão em momento bem parecidos, com resultados similares. No entanto, sabemos que isso não é necessariamente verdade em todos os casos, e a verdade é que essas afirmações não dizem quase nada sobre o resultado das empresas em si. É bem possível que elas tenham níveis de faturamento completamente diferentes (e até que a empresa que fatura mais tenha lucro menor do que a outra).

Essa discrepância é causada, quase sempre, pela diferença da qualidade de gestão de informação entre as duas empresas.

Análise de dados

Quando falamos em gestão de informação, geralmente pensamos em como a empresa organiza dados. E, de fato, esse é um dos pilares para melhoria contínua e definição de estratégias eficientes.

Isso porque muitas vezes só é possível enxergar os acertos e erros da empresa através de números. Isso é válido para quase qualquer área da empresa mas, para exemplificar, vamos pensar na área de vendas.

Podemos pensar que, quanto mais a empresa fatura, melhor é o processo de venda. No entanto, esse indicador por si só não nos conta a história inteira. Afinal, uma empresa que conversa com cem potenciais clientes e vende para dez é bem melhor do que uma empresa que conversa com quinhentos para também vender para dez.

Enxergar esse tipo de padrão, no entanto, só é possível com uma boa organização das informações. Caso o processo seja descentralizado, com cada vendedor seguindo sua própria metodologia de venda, fica difícil entender qual a real performance do time como um todo, ou até qual a performance individual de cada integrante. No entanto, com um processo centralizado, entender isso de forma objetiva se torna bem mais fácil.

Para exemplificar, foi um painel de exemplo montado pelo time comercial para entender métricas como taxa de conversão e ticket médio.

Ao ter estas informações e indicadores atualizados de forma automática, a empresa consegue entender se está tendo melhoras ou pioras em seus resultados, e estruturar suas estratégias de acordo.

Construção de processos

No entanto, ter uma gestão de informação eficiente é mais do que coletar dados. A verdade é que melhorar o resultado de uma empresa depende de fatores mais abstratos até do que números em si.

Um cenário muito comum em empresas que não conseguem escalar é depender de pessoas específicas para um determinado trabalho. Geralmente, são pessoas competentes que conseguem resolver problemas através de experiência.

Porém, existe uma quantidade limitada de problemas que essas pessoas conseguirão resolver. E pior: na ausência delas, os problemas não são resolvidos.

Isso porque, nestes casos, a informação (o que fazer e como fazer) está completamente interiorizada nas pessoas, e não é um ativo da empresa. Ou seja, não é um recurso que a empresa possui e entende, e que pode utilizar de forma estratégica para trazer resultados.

Assim, uma empresa com uma boa gestão de informação não apenas coleta dados, mas também trabalha para transformar conhecimentos individuais em processos escaláveis. Dessa forma, a experiência individual de algumas pessoas se torna um ativo utilizável por todos os integrantes do time para gerar valor para a empresa.

Como exemplo, caso o coordenador financeiro tenha um controle individual de datas de pagamento aos fornecedores, ou rotinas financeiras que a empresa deve cumprir junto à contabilidade todo mês, é possível exteriorizar essa informação de maneira compreensível e acessível ao resto do time. No caso abaixo, foi criado um controle para o acompanhamento de alguns impostos da empresa:

Neste caso, foram colocadas duas datas diferentes: uma data limite para recebimento das guias de impostos da contabilidade, para que haja tempo de conferência dos valores, e uma data efetiva do pagamento do imposto.

Além disso, o coordenador configurou painéis para que esses prazos fiquem disponíveis e evidentes ao restante do time.

Com isso, a experiência individual se tornou um processo que pode ser acompanhado e, mais importante que isso, replicado e metrificado pelos demais integrantes do time.

Isso é especialmente importante porque:

• Garante a sobrevivência da empresa mesmo com a saída de talentos individuais.
• Aumenta a escalabilidade da empresa, garantindo que novas pessoas aprendam rapidamente e gerem valor para a empresa.
• Diminui o número de erros cometidos e o tempo para executar atividades.

Assim, entendendo boas práticas de gestão de informação, ou seja, de coletar dados e métricas para adotar as melhores estratégias e transformar experiências e aprendizados em processos replicáveis, é possível entender porque duas empresas praticamente idênticas por fora podem apresentar resultados radicalmente diferentes internamente.