Excel X Jestor: Como organizar reuniões

As reuniões estão presentes em qualquer empresa, e dependendo da quantidade delas, pode ser muito fácil se perder. Por isso, as pessoas costumam colocá-las em planilhas para se organizarem.

Assim, o Excel acaba sendo bastante utilizado. Contudo, para a organização ser feita nele, são necessárias fórmulas complexas e bastante atenção, pois problemas de digitação podem causar erros.

Já o Jestor também possibilita organizar reuniões, mas de uma maneira mais fácil, prática e visual.

Quer saber qual você prefere? Descubra vendo os tutoriais da organização de reuniões em cada uma das plataformas.

Tutorial de como organizar reuniões no Excel

1º) Para começar a organizar uma planilha de reuniões, precisamos de uma tabela. Crie uma, você poderá nomeá-la de “Reuniões”, e suas colunas podem ser:

• Evento (Reunião);
• Data;
• Cliente;
• Concluída;
• Responsável.

Na coluna de “Concluída”, sugerimos utilizar os números “0” e “1”, sendo “0” para não concluído e “1” para concluído.

2º) Faça uma aba auxiliar nomeada “Filtro” e crie as colunas:

• Evento;
• Data;
• Cliente;
• Data Atual.

3º) Na tabela “Filtro” e coluna “Evento”, faça a seguinte fórmula de filtro: =FILTRO(Reuniões!A2:C11;(Reuniões!C:C=”Cliente1”))

Explicação da fórmula:

• Reuniões!A2:C11: Essa será sua matriz de validação. Selecione completamente as três primeiras colunas, nesse caso, da tabela “Reuniões!”, que são Evento (A), Data (B) e Cliente (C).
• Reuniões!C:C=”Cliente1”: Esse trecho da fórmula puxa apenas informações relacionadas ao “Cliente1” (nome hipotético).

Você perceberá que uma tabela será criada, já que o filtro relaciona todas as informações relativas ao “Cliente1”.

4º) Caso deseje especificar ainda mais as informações que serão filtradas, mostrando apenas referentes à um responsável específico, pode adicionar na fórmula o seguinte trecho: =FILTRO(Reuniões!A2:C11;(Reuniões!C:C=”Cliente1”)*(Reuniões!E2:E11=”Colaborador1”)

Esse trecho é referente a coluna “Responsável” (E) na tabela “Reuniões”, está selecionado o colaborador “Colaborador1” para ser parâmetro do filtro.

5º) Para criar uma tabela dinâmica que apresente as reuniões desse mês, você pode alterar a lógica assim: crie uma coluna na tabela “Reuniões” com o nome de “Mês” e insira a seguinte fórmula: “=Mês(Célula de Data)” e replique para o resto da coluna.

Na tabela “Filtro”, crie duas novas células e aplique a fórmula “=hoje()”  e outra “=mês(data de hoje)”.

Com isso feito, atualize a fórmula:

=FILTRO(Reuniões!A2:C11;(Reuniões!E2:E11=”Colaborador1”)*(Reuniões!D2:D11=0)*(Reuniões!F2:F11=Filtro!G1))

Explicando a fórmula:

• Reuniões!E2:E11: Refere-se a coluna "Responsável" na tabela “Reuniões” e é necessário escolher (=) o colaborador que será o parâmetro do filtro.
• Reuniões!D2:D11=0: Esse trecho da fórmula diz respeito a coluna “Concluída” na aba “Reuniões”, e o “0” define como parâmetro as reuniões que ainda não aconteceram.
• Reuniões!F2:F11=Filtro!G1: Refere-se a definição da data, portanto, puxa-se a coluna de “Mês” da tabela “Reuniões” e verifica quais das células nela condizem com o mês atual (G1) na tabela “Filtro”.

Lembre-se de verificar a formatação de todas as células, o Excel não transfere formatação e algumas informações podem ser apresentadas em uma formatação que não faça sentido. Outro ponto importante de frisar é o de ficar atento a possíveis mudanças de posição de colunas, o Excel não muda as colunas automaticamente e a fórmula pode ficar errada.

Tutorial de como organizar reuniões no Jestor

1º) Abra o Jestor. Suba as suas reuniões e as respectivas informações nas colunas (nome, data, cliente, responsável, realizada).

2º) Crie um Dashboard de Reuniões. Nele, adicione dois componentes. O primeiro é uma tabela. Dê um nome, por exemplo: “Reuniões para Fernando este Mês”. Escolha a tabela “Reuniões” na qual você subiu as informações. Selecione para as colunas as informações que você quer ver. Por fim, adicione os filtros que deseja.

3º) O segundo é uma agenda de eventos. Clique em “Adicionar Componente” e em seguida em “Eventos e Agenda”. Dê um nome (você pode repetir o mesmo utilizado na tabela). Escolha a tabela “Reuniões” novamente. Selecione “Data” no item de referência. Adicione os filtros desejados.

Colocando esses dois componentes, você consegue ver as mesmas informações mas de formas diferentes, sendo o segundo mais visual. Você pode usar um de sua preferência ou até mesmo os dois.

Importante ressaltar que o Jestor, ao contrário do Excel, não traz apenas uma cópia das informações. No Jestor, o dado realmente está ali e você pode modificá-lo no componente e ele também será alterado na tabela principal.

No Jestor, você consegue ter um acesso mais rápido, prático e visual das informações e não precisa ficar digitando fórmulas complicadas.

Clique aqui caso ainda não tenha começado a utilizar o Jestor! ;)