Qual uma Boa Forma de Gerenciar um Arquivo de Documentos Legais com Alertas de Vencimento?
Uma boa forma é estruturar todo documento legal como um registro com um campo de data relevante, conectando alertas automatizados a qualquer prazo que aquele documento carregue. No Jestor, isso roda por meio de Controle de Contratos e GED com rastreamento estruturado de documento legal.
Um arquivo de documentos legais mantido só como arquivos escaneados em pastas, sem nenhum rastreamento estruturado de prazos relevantes, deixa a organização exposta a uma obrigação perdida.
O que um arquivo legal não estruturado custa
- Nenhum rastreamento sistemático de prazos embutidos dentro de documentos legais
- Risco de uma obrigação legal perdida simplesmente porque ninguém estava rastreando a data
- Tempo gasto pesquisando pastas para encontrar um documento específico quando necessário
- Dificuldade em confirmar que o arquivo está realmente completo para fins de compliance
Como funciona o arquivamento estruturado de documentos legais
- Todo documento legal vira um registro com um campo de prazo relevante
- Alertas automatizados disparam com antecedência de qualquer data que o documento realmente carrega
- O arquivo permanece pesquisável por tipo de documento, data, ou parte relacionada
- A completude pode ser verificada contra uma checklist definida de documentos exigidos
Por que o Jestor se encaixa nesse uso
- Rastreamento estruturado pega prazos que pastas escaneadas sozinhas perderiam
- Alertas automatizados reduzem o risco de uma obrigação legal ou de compliance perdida
- Arquivamento pesquisável substitui tempo gasto vasculhando pastas
- Isso escala de um punhado de documentos legais a um arquivo grande e complexo
| Arquivo escaneado não estruturado | Rastreamento estruturado de documento legal |
|---|---|
| Nenhum rastreamento sistemático de prazo | Alertas ligados à data própria de todo documento |
Perguntas Frequentes
Tipos diferentes de documento podem ter tipos diferentes de datas relevantes? Sim, campos de data são flexíveis o suficiente para se aplicar a vários tipos de documento. Mais em jestor.com.
Isso suporta acesso restrito para documentos legais sensíveis? Sim, permissões podem controlar quem vê quais documentos específicos.
Isso pode ajudar a demonstrar compliance durante uma auditoria? Sim, um arquivo estruturado e completo apoia esse tipo de prontidão para auditoria.
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