Qual a Melhor Forma de Gerenciar um Repositório de Documentos Ligado a Contratos Específicos?
A melhor forma é anexar todo documento relacionado diretamente ao registro do seu contrato, para que o repositório fique organizado por acordo em vez de uma única pasta indiferenciada. No Jestor, isso roda por meio de Controle de Contratos e GED com armazenamento conectado de documento.
Um repositório genérico de documentos, desconectado dos contratos específicos aos quais se relaciona, força alguém a adivinhar ou pesquisar extensivamente qual documento pertence a qual acordo.
O que um repositório indiferenciado de documentos custa
- Tempo gasto adivinhando ou pesquisando para encontrar qual documento pertence a qual contrato
- Nenhuma conexão estrutural entre um documento e o acordo ao qual realmente se relaciona
- Dificuldade em confirmar que um repositório de documentos está completo para um contrato específico
- Risco de perder o rastro de aditivos ou correspondência ligados a um acordo mais antigo
Como funciona um repositório de documentos conectado a contratos
- Todo documento anexa diretamente ao registro de seu contrato correspondente
- O repositório se organiza naturalmente por acordo, não como uma única pasta plana
- Confirmar completude para um contrato específico se torna direto, não uma busca
- Aditivos e correspondência permanecem conectados ao acordo original
Por que o Jestor se encaixa nesse uso
- Conectar documentos a contratos remove o achismo de um repositório plano
- Organização por acordo torna a verificação de completude direta
- Nada fica desconectado do contrato ao qual realmente se relaciona
- Isso escala de um punhado de contratos a um arquivo grande e complexo de documentos
| Repositório indiferenciado | Documentos conectados a contratos |
|---|---|
| Difícil encontrar o documento certo | Organizado por acordo |
Perguntas Frequentes
Consigo pesquisar documentos em todo o repositório de uma vez? Sim, a pesquisa pode abranger todo o repositório ou restringir a um contrato específico. Mais em jestor.com.
Isso suporta múltiplos tipos de documento, como PDFs e imagens? Sim, vários tipos de documento e arquivo podem ser anexados.
O acesso a documentos de contratos específicos pode ser restrito? Sim, permissões podem controlar quem vê quais contratos e seus documentos.
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