Otimização por tecnologia

Tecnologia utilizada corretamente potencializa o tempo do seu time.

Tempo é um recurso limitado.

Muitas empresas, inclusive, utilizam na sua gestão o indicador hora/pessoa ou até mesmo "tamanho do time" para quantificar um esforço operacional. Ou seja, avalia-se o potencial de trabalho que pode ser cumprido dado o tamanho de uma equipe e um período de tempo. Muitas empresas de serviço utilizam isso até como método de precificação de seus projetos.

O mais interessante desse indicador, porém, é que ele por si só não quantifica nada. O potencial de trabalho de uma pessoa em uma hora depende de uma quantidade imensa de fatores, desde sua experiência até os recursos que a mesma possui.

Assim, é bem comum uma empresa em crescimento sentir a necessidade de expandir seu time para aumentar sua capacidade operacional, ou seja, capacidade em hora/pessoa. No entanto, nem sempre esse é o melhor caminho.

Processos sistematizados

Seja a elaboração de um contrato ou a consolidação de um relatório semanal, todas as áreas de uma empresa possuem processos que podem ser de otimizados de alguma forma. Essas otimizações podem ser desde centralização de informações até a criação de automatizações completas.

Um exemplo de centralização de informações, por exemplo, é ter um sistema que integre o processo de vendas ao financeiro da empresa. No caso abaixo, temos algumas vendas fechadas através do CRM.

Em um processo normal, ao fechar esta venda, a equipe comercial deveria enviar todas as informações ao departamento financeiro da empresa, para que seja elaborado um contrato e emitida uma nota fiscal. Esse processo custa dinheiro à empresa, uma vez que o tempo do time comercial seria muito melhor empregado vendendo do que com burocracia.

Ao observarmos o processo mais a fundo, é possível cortar um passo inteiramente do fluxo para ganhar eficiência: ao invés de depender do aviso pelo time comercial (que é um processo humano e pode ter erros), é muito mais ágil ter esse tipo de informação sistematizada.

No caso abaixo, por exemplo, a área financeira criou um painel para listar todas as vendas fechadas do mês, bem como as tarefas relacionadas.

Além disso, foi criada uma área compartilhada onde tanto a equipe financeira quanto a equipe comercial tem acesso aos contratos que foram enviados, com links de referência à venda, ao cliente e para baixar o contrato em si.

Dessa forma, utilizamos tecnologia para acelerar o processo, substituindo etapas humanas e mais lentas por atualização automática de informações.

Automatizações e integrações

Por vezes, temos processos únicos da nossa empresa que realizamos manualmente, seja porque um sistema pré-pronto não possui funções semelhantes, ou justamente porque as informações e funções estão descentralizadas e é necessário que alguém organize essas informações.

Em geral, esses processos são também os mais demorados e onerosos à empresa. Em primeiro lugar, porque a reorganização de informações costuma ser mais demorada do que a inserção já correta delas. Em segundo lugar, porque é na verdade um retrabalho. Quando precisamos montar um contrato e juntar informações de clientes, vendas e da própria empresa de locais diferentes, estamos repetindo os mesmos processos várias vezes sem agregar valor à empresa.

Para resolver esse tipo de problema, podemos recorrer a automatizações e integrações.

De maneira simplificada, uma automatização é quando definimos processos automáticos que ocorrem a partir de uma condição (ou, como chamamos, gatilho). Já uma integração é quando conectamos sistemas diferentes de maneira a permitir a comunicação de informação entre eles.

Vamos voltar ao exemplo da solicitação de criação de contrato pela equipe de vendas. Uma maneira de tornar o processo muito mais eficiente seria criar uma automatização em que, ao fechar uma venda (ou seja, nosso gatilho é a venda concretizada), é gerada uma tarefa para que o time financeiro possa gerar o contrato.

No entanto, algo ainda mais eficiente seria integrar seu sistema de gestão com uma plataforma de contratos digitais (como ClickSign ou DocuSign, por exemplo), de maneira que, além do aviso ao time financeiro, o contrato fosse gerado e enviado ao cliente automaticamente.

As vantagens disso são claras:

• Seus dados são úteis imediatamente ao inserir no sistema, sem necessidade de retrabalho.
• Diminuição do número de erros humanos.
• Maior velocidade no processo, aumentando as chances de venda.

Utilizando soluções automatizadas e integradas, você consegue aumentar muito a eficiência dos seus processos, e como consequência aumentar muito a capacidade produtiva do seu time. Isso significa que o mesmo número de pessoas consegue gerar muito mais valor, e muitas vezes até com menos esforço.

Ou seja, com as ferramentas corretas, o hora/pessoa da sua empresa pode gerar muito mais valor do que se dependente de processos antiquados. Assim, escala-se a operação com saúde financeira, conseguindo atender mais e melhor de forma rentável.