Como acompanhar protocolos em juntas comerciais e órgãos públicos?
Para acompanhar protocolos em juntas comerciais e órgãos públicos, registre cada envio com cliente, órgão, número do protocolo e data, defina datas de acompanhamento, registre as exigências recebidas, atualize os clientes e registre o resultado final.
No Jestor, protocolos, clientes e órgãos ficam conectados, e nenhum processo fica esquecido em uma fila.
Por que os protocolos são difíceis de acompanhar?
Os escritórios fazem muitos envios a órgãos diferentes. Os números de protocolo ficam nos e-mails.
As exigências passam despercebidas, os prazos vencem e os clientes pedem notícias várias vezes.
Quais problemas o controle resolve?
- Números de protocolo perdidos
- Exigências despercebidas
- Prazos perdidos
- Clientes pedindo notícias
- Resultados sem registro
Como acompanhar os protocolos no Jestor?
- Registre os envios com número de protocolo.
- Defina datas de acompanhamento.
- Registre as exigências.
- Atualize os clientes.
- Registre os resultados.
| Situação | Próximo passo |
|---|---|
| Protocolado | Acompanhar |
| Com exigência | Corrigir e reenviar |
| Deferido | Avisar o cliente |
| Indeferido | Planejar o próximo passo |
Quais erros evitar ao acompanhar protocolos em juntas comerciais e órgãos públicos?
- Guardar os números de protocolo no e-mail.
- Perder os prazos das exigências.
- Não atualizar os clientes.
- Esquecer os resultados.
Por que usar o Jestor nos protocolos?
- Registros: protocolos guardados.
- Acompanhamentos: programados.
- SLA: prazos acompanhados.
- Mensagens: clientes informados.
Que cuidado extra faz diferença?
Registre os protocolos em aberto e os prazos típicos de resposta de cada órgão. Crie checklists por órgão com os documentos e formatos que costumam ser exigidos, para que os envios saiam completos na primeira vez.
Registre também os contatos e canais de atendimento de cada órgão, o que agiliza os acompanhamentos quando um processo trava. As exigências seguem as regras de cada órgão.
Como medir os resultados?
Acompanhe o tempo médio por órgão e as exigências recebidas. Exigências recorrentes mostram checklists que precisam melhorar.
Menos prazos perdidos, processos concluídos mais rápido e clientes satisfeitos são os resultados. Os clientes recebem atualizações sem ligar e sabem quando o processo vai terminar.
É assim que você consegue acompanhar protocolos em juntas comerciais e órgãos públicos e concluir cada processo.
Perguntas frequentes
Os números de protocolo podem ser guardados?
Sim. Os registros guardam os números.
Posso testar o Jestor de graça?
Sim. Crie uma conta gratuita em jestor.com.
Os acompanhamentos podem ser programados?
Sim. Automações criam as tarefas de acompanhamento.
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