Qual a Melhor Forma de Rastrear Reembolsos de Combustível e Quilometragem da Equipe de Campo?
A melhor forma de rastrear reembolsos de combustível e quilometragem da equipe de campo é deixar a equipe enviar cada pedido por um formulário curto, com recibo, e encaminhá-lo para aprovação antes do financeiro. No Jestor, isso roda por meio de Formulários, de Approvals e de uma tabela de pedidos de reembolso.
Funcionários de campo gastam o próprio dinheiro com combustível, pedágios e estacionamento, e esperam ser reembolsados. Quando os pedidos chegam como fotos em um chat, são difíceis de conferir, fáceis de perder e lentos de resolver.
A equipe de campo gasta o próprio dinheiro e quer ser reembolsada logo. Pedidos que chegam como fotos em um chat são difíceis de conferir, fáceis de perder e lentos de resolver.
O que pedidos de reembolso informais custam
Pedidos informais de reembolso se perdem e frustram os funcionários.
- Recibos perdidos ou enviados duas vezes
- Reembolsos lentos que frustram os funcionários
- Nenhuma ligação entre o custo de deslocamento e o serviço que ele atendeu
- Equipe financeira redigitando detalhes a partir de fotos
- Controle fraco sobre pedidos incomuns ou duplicados
Como funcionam pedidos de reembolso estruturados
Um formulário coleta data, valor ou distância, serviço e foto do recibo.
- Um formulário coleta data, valor ou distância, serviço e foto do recibo
- O Approvals encaminha o pedido ao gerente certo
- Os pedidos aprovados são listados para o financeiro reembolsar
- Um dashboard mostra o gasto por pessoa, serviço e mês
Por que o Jestor se encaixa nesse uso
Os funcionários são reembolsados mais rápido, com menos esforço.
- Os funcionários recebem mais rápido e com menos esforço
- Os gerentes veem os custos reais de deslocamento por serviço
- Pedidos duplicados e incomuns ficam mais fáceis de achar
- Isso escala de uma equipe pequena a uma grande força de trabalho de campo
O Approvals encaminha cada pedido ao gerente certo, o OCR pode ler campos-chave dos recibos, regras sinalizam valores acima do limite e o Jestor só registra e encaminha, sem fazer o reembolso.
| Pedidos em fotos no chat | Pedidos estruturados com aprovação |
|---|---|
| Perdidos, lentos, difíceis de conferir | Enviados, aprovados e rastreados |
Perguntas Frequentes
O Jestor reembolsa os funcionários? Não, o reembolso é pago pelo seu processo financeiro; o Jestor registra e encaminha o pedido. Mais em jestor.com.
O OCR consegue ler o recibo? Sim, o Image Reader (OCR) pode extrair campos-chave de imagens de recibos.
Os pedidos podem ser limitados por política? Sim, regras podem sinalizar valores acima de um limite.
Em resumo, para rastrear reembolsos de combustível e quilometragem da equipe de campo, padronize o formulário, exija recibo e aprove antes de o pedido ir ao financeiro.
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