Sob gestão ineficiente, até o ato vender pode se tornar um custo

Gestão de Recebíveis para Startups

A venda talvez seja um dos atos mais fundamentais de uma empresa. É, digamos, o que de fato faz a empresa girar, sendo através da venda que a empresa consegue transformar sua capacidade operacional em capital.

No entanto, um erro comum de muitas empresas é dar atenção ao processo de venda e não fazer o devido acompanhamento do recebível gerado pela mesma. Isso pode parecer óbvio quando falamos de vendas a prazo mas, na realidade, um planejamento eficiente precisa entender as características de todos os tipos de pagamento que sua empresa recebe, mesmo à vista.

Vamos discutir alguns tipos de recebível e como isso afeta a saúde da sua empresa.

Recebíveis a prazo

Uma forma de pagamento bem comum, especialmente quando falamos de vendas B2B (ou seja, de empresa para empresa), é o recebimento a prazo.

Geralmente isso se dá pela assinatura de um contrato e emissão de uma nota fiscal, acordando um prazo de pagamento (por vezes a data da conclusão de um serviço, ou uma quantidade de dias corridos a partir da emissão da nota).

De imediato, um primeiro problema fica claro nessa modalidade: a emissão de um documento fiscal incorre em impostos a serem pagos, e não necessariamente após o recebimento. Na verdade, com exceção de alguns tributos, esses impostos são devidos mesmo em caso de inadimplência.

O segundo problema seria com erros de processo: a depender do tamanho da empresa, é normal que algumas vendas se percam após sua finalização. Não é incomum que a área de Vendas feche um contrato com o cliente mas, por desalinhamento com a área Financeira, esse recebível não seja acompanhado e fique fora do processo de cobrança após o vencimento.

Por fim, o terceiro problema seria a possibilidade de inadimplência ou atrasos no recebimento. Para entender melhor, vamos analisar um caso imaginário:

Na imagem acima, temos uma previsão de fluxo de caixa (Saldo Previsto) que indica um fechamento de mês positivo. No entanto, ela é inteiramente dependente de recebermos de fato o valor da Venda #1 no dia 30/07. Caso esse recebimento atrase alguns dias, o cenário muda:

Agora, estaremos com o saldo negativo desde o dia 31/07. Isso pode significar duas coisas:

• Utilização de cheque especial
• Contratação de empréstimo

De qualquer forma, estaremos perdendo dinheiro com juros apenas pelo atraso de um único pagamento. Para evitar esse tipo de problema, é sadio que a empresa estabeleça processos de conciliação diários, bem como datas de pagamento para fornecedores levando em consideração o comportamento de seu fluxo de caixa.

Recebíveis parcelados

É bem comum oferecer a opção de parcelar compras no cartão de crédito para facilitar uma venda. Essa modalidade tem um ponto muito positivo do ponto de vista de planejamento: a certeza do recebimento. No entanto, tem como desvantagem a piora sensível do fluxo de caixa.

No exemplo abaixo, a Venda #2 poderia ter tornado o fluxo de caixa positivo mas, por ser parcelada, não foi possível receber esses valores a tempo.

A solução mais comum é antecipar os recebíveis com a operadora do cartão. No entanto, alguns empresários não têm a clareza de que as taxas de antecipação podem impactar o faturamento mais do que alguns impostos, a depender do número de parcelas.

Caso seu modelo de negócio dependa de antecipações, é importante entender se sua margem de lucro suporta o uso constante dessa ferramenta.

Relatórios

Depois de entender como os recebíveis em si se comportam, é importante entender também quais são os padrões normais de vendas da sua empresa. Isso pode ser facilmente consultado através de relatórios personalizados que mostrem as informações consolidadas.

A imagem abaixo, por exemplo, mostra um relatório de todas as vendas do dia 21/06 a 21/07, bem como a quantidade de parcelas:

Relatórios como vendas por forma de pagamento e por status também são úteis para entender, por exemplo, algumas variáveis importantes do seu negócio:

• Qual a porcentagem de vendas a prazo?
• Qual a taxa de inadimplência padrão?
• Qual o atraso médio dos meus clientes?

Entendendo essas variáveis para seu negócio, é possível construir um planejamento financeiro com maior fidelidade ao seu fluxo de caixa, minimizando perdas e garantindo que o que foi vendido será de fato recebido.

Idealmente, uma empresa deve possuir um sistema que facilite a centralização das informações, em que haja sinergia entre os processos de todos os times (seja Vendas ou Financeiro) para que essas informações estejam sempre atualizadas e claras para guiar a estratégia do negócio.