Migrando o Controle de Contratos de Planilha para Sistema Documental
Migrar o controle de contratos de planilha significa que o próprio documento e a linha que o rastreia deixam de ser coisas separadas, o contrato vive versionado dentro do registro, não em um drive enquanto a planilha só guarda metadados. No Jestor, isso combina registros de contrato versionados com automações baseadas em data.
Planilhas de controle de contrato costumam rastrear metadados (nome, data, status) enquanto o documento real vive em outro lugar totalmente desconectado, um drive, um e-mail, uma pasta local de alguém.
O que essa separação custa
- Metadados na planilha desconectados do documento real do contrato
- Nenhuma forma fácil de saber se a planilha reflete a versão atual do documento
- Alertas de renovação, se existirem, dependendo inteiramente de checar a planilha manualmente
- Histórico de aprovação, se rastreado, vivendo separado de ambos
Como funciona a migração
- O contrato em si passa a viver versionado dentro do registro, não em um drive separado
- Metadados que costumavam viver na planilha se tornam campos estruturados do mesmo registro
- Automações podem sinalizar contratos se aproximando de renovação ou expiração
- O histórico de aprovação permanece permanentemente ligado à versão específica do documento
Por que o Jestor se encaixa nesse uso
- Documento e metadados vivem juntos, não em sistemas separados e desconectados
- O histórico de versões remove a ambiguidade sobre qual cópia é a atual
- Alertas automáticos substituem a checagem manual da planilha
- O dado existente da planilha de controle pode ser carregado como ponto de partida
| Planilha + drive separado | Sistema documental unificado |
|---|---|
| Metadados e documento desconectados | Vivem juntos no mesmo registro |
Vídeo Tutorial: Veja na Prática
🎥 Vídeo Tutorial: Gestão de Versões de Contratos
Veja como documento e controle vivem juntos em um único registro.
Perguntas Frequentes
Posso migrar minha planilha de controle de contratos existente? Sim, ela pode servir como ponto de partida. Mais em jestor.com.
Os documentos originais dos contratos precisam ser recarregados? Sim, os arquivos reais precisam ser anexados aos novos registros durante a migração.
Isso substitui a revisão jurídica do contrato? Não, ele estrutura o rastreamento; a revisão jurídica continua se aplicando.
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